こんにちは。ポーターズ隊員です。

 

関東も梅雨に突入し、毎日雨が降ったりやんだり、

暑かったり涼しかったりと、変化の激しい季節になって参りました。

体調を整えて、梅雨を乗り切れるとよいですね。
 

さて、過去のポーターズ隊員の記事では社内データ共有における経緯の可視化と、
データセキュリティの確保についてご紹介いたしました。
 

可視化されたデータを安全に保管していても、
そのデータべースへのアクセスがしにくくては、業務効率化の可能性も限られてしまいます。

【お役立ちブログ】データセキュリティの確保はできていますか?に続き、

今回はデータ共有における効率性を大幅に左右する、データへのアクセスについてご紹介いたします。


 

本当にデータにアクセスしたいのはいつ・どこでなのか?

 

本当に求人・求職者のデータベースへアクセスしたいのは、いつ、どこかと考えたときに、

皆様の中には、CA・RA兼任コンサルタントで、社内にいる時間がほぼないという方もいらっしゃるのではないでしょうか。

例えば、こちらのビデオのように、外出先で求人企業の情報を閲覧&編集できたら便利ですよね。
 

 

社内のサーバーに置いたエクセルファイルやパッケージシステムを使っている場合は、

ー旦得た情報をメモして、変更事項があれば会社に戻ってからエクセルやデータべースを更新する必要があります。

 

一つのアポイントから次へ直行したり、そのまま一日の業務を終えて帰宅する場合、

パソコンにいつ使ったかわからないファイルが散在してしまっていたり、

カバンが過去の参考書類でいっぱいになったりしていませんか?


 

社内に戻ってからデータ入力なら、不要なデータを週次・月次で整理



 

どうしても社内に戻ってからしかデータベースへアクセスできないという場合は、

過去の情報の整理をする毎週・毎月のスケジュールを定例的に取り入れてみてはいかがでしょうか。

不要なデータを定期的に整理することで、本当に今必要なデータにアクセスしやすくなり、業務もはかどります。
 

社外に持ち出すデータを一つのフォルダで管理したり、
複数の案件のメモを一つのエクセルファイルやOneNoteでタブ管理しておけば、

社内に戻ったときにデータベースに入力するものが何なのかがはっきりわかります。


 

クラウドなら、その場でデータベースにアクセス、すぐに作業完了


 

クラウドシステムを使っている場合は、社外からアクセスできることも多いため、

データを複製して社外に持ち出したり、一旦とったメモをさらにデータベースに入力するということはあまりないかもしれません。

そもそも不要な重複データを作らないという点においては、クラウドシステムに勝るものはありません。
 

外出先から帰宅した際にも、どうしてもその日のうちに送ってしまいたいメールや、記録しておきたいことがあるはず。

HRBCのメール機能を使えば、自宅でアクセスしているクラウドシステムから
直接企業担当者や候補者にメールを送信することが可能です。

 

さらに、働き方の柔軟性が求められる現在の人材マーケットにおいて、
在宅・パートタイムで働きたい主婦層の労働力の活用、

業務スタイルのフレックス化は、経営課題ともなってくるのではないでしょうか。

 

交通網の発達により都市が発展していくのと同じように、

データベースへのアクセスが良くなれば、個人と組織全体両方の業務の効率化とパフォーマンスの向上が図れます。



     社内のデータ共有の方法は、
     各人材紹介会社の業務の流れによって最適なスタイルが異なります。

     社内エクセル、パッケージシステム、クラウドシステム等、どの方法をお使いにせよ、

     この機会にデータへのアクセスの見直しをして、
     業務効率化の可能性を探ってみませんか?

 

     現在のデータへのアクセス方法が当たり前になっていて、特に不便と感じることもないからこそ、

     第三者に相談することで、改善策が見えてくるかもしれません。

 

ポーターズのサービスをお使いの方も、そうでない方も、ご相談は無料で承っております。

ユーザーの方はこちらから、まだポーターズ製品をお使いでない方はこちらから、お気軽にお申し込みくださいませ。

 

これからも人材ビジネスに関わる皆様にお役に立てるよう邁進してまいりますので、どうぞよろしくお願いいたします。

 

By ポーターズ隊員