株式会社カラフルカンパニーの導入事例

株式会社カラフルカンパニー

事業成長に合わせて10年以上PORTERS Agentを活用。さらに PORTERS MAの導入で顧客ニーズに即したサービス提供と社員の対応品質の向上を実現

北陸エリアで人材紹介事業を展開するカラフルカンパニーは、10年以上PORTERSを利用している。人材事業を取り巻く市場の変化や顧客のニーズの変化もある中で長く使い続けている理由と、2023年に導入したPORTERS MAの活用方法について、取締役執行役員の勝本健太郎氏に詳しく聞いた。

10年以上使い続ける理由は事業の変化にも対応できる柔軟性の高さ

――最初に、御社の事業内容をお聞かせください。

勝本氏：カラフルカンパニーは1983年の創業で、北陸3県（福井県、石川県、富山県）と新潟県を対象としたメディア事業およびポスティング事業を展開しています。2015年には、北陸エリアの製造業に特化した人材紹介事業が加わりました。

――御社は、人材紹介事業を始めた2015年にPORTERS Agentを導入されました。導入の経緯を教えてください。

勝本氏：人材紹介事業で先行するグループ会社に倣い、事業展開にはシステム管理が必須でした。グループでPORTERS Agentを使っていた事例があり、メールと顧客管理システムとの親和性が高く使いやすいと好評だったので、導入を決めました。

――その後継続してPORTERS Agentを使い続けてくださっていますが、他社への移行を検討したことはありますか？

勝本氏：正直に申し上げると、検討したことはあります。スマホで完結したい求職者ニーズが高まりましたので、その方面に強い他社システムへの移行を検討した時期もありました。
　しかし、ツールを入れ替えることで業務フローそのものを刷新することは、かえって現場の負荷や品質低下につながるリスクもありました。それに、他社システムと比較したときに、PORTERS Agentは既存の業務やデータを活かしたままカスタマイズができ、必要に応じてサードパーティーのシステムも柔軟に追加できるメリットが大きかったです。現行の業務やシステムを活かしながら継続的に事業を推進できると考え、継続して利用することにしました。
　
　管理システムは、人材紹介事業において価値そのものを生み出す存在ではなく、現場でおこなわれている地道な業務を正確に支え、継続的に活用できる形でデータを蓄積していくためのツールだと考えています。
　PORTERS Agentを継続して利用できるのは、事業の課題や顧客ニーズが変化しても、その変化に合わせて形を変えつつ管理システムの役割をきちんと担うことができるツールだからではないかと感じています。

――事業課題に合わせて具体的にどのようなカスタマイズをされたのでしょうか？

勝本氏：企業との接点や求職者への発信をLINEやZLOSS（ジーロス／面談設定自動化ツール）と連携しておこなっています。自動化の中で1番大事にしている工程は、メールのテンプレート使用です。登録から対応までのスピードを上げるために、メール文を1から作る時間をなくしたいと考え、過去のデータを基に最適化したメールを作り上げました。これによりメールの品質維持が可能になりました。

　また、進行状況を把握するために、フェーズの進行管理も作りました。必須項目を完了しなければ次のステップに進めない仕組みを作り、逸脱できないようにしています。
　データはレポート機能で定期的に書き出し、社内で使っているBIツール（データ分析ツール）で可視化して分析しています。

対面からメールへシフトするためPORTERS MAを導入し、応募率が10％アップ

――2023年からPORTERS MAも導入してくださっていますが、導入背景と活用方法を教えていただけますか。

勝本氏：PORTERS MA（以下、MA）を導入した理由は、求職者とのコミュニケーションを対面からメール・電話中心に切り替えたことで煩雑化した業務を効率化するためです。

　事業開始当初は、対面でのやり取りを重視していましたが、事業拡大に伴い、移動に1～2時間を要する訪問や夜遅くまでの対応が増えていき、この時間や労力が本当にサービス品質の向上につながっているのかを見直す必要性を感じるようになりました。
　そこで、対面にこだわらず、電話やメールを活用したコミュニケーションへと方針を転換したところ、今度はメールの送受信の管理が煩雑になり、「送った・届いていない」といった行き違いが発生する課題も顕在化しました。
　こうした課題を解消するためにMAを導入し、求人票をURL化して一斉送信するなど、メール業務を一元管理することで、業務効率の向上と安定した顧客対応を実現しています。

――MAを導入したことによる効果はどのようなものがありましたか？

勝本氏：LINEやAI書類作成ツールとも連携したことによる相乗効果的な成果ですが、MAを活用して面談前に求人情報を送るなどして求職者の期待値を上げる工夫をしたことで、面談後の応募率が10％上がりました。

業務データを社内育成に活用したことでサービス品質が向上

――他にどのような点で活用していますか？

勝本氏：社員の業務データを社内教育に活かしています。現在エース級で活躍している社員も、かつては1年目の新人でした。入社時からどういうプロセスを重ね、いつから成績が伸び始めたかがデータですべて残っていますので、それをロールモデルとして入社後日が浅い社員の行動指標を作成しています。後輩社員が先輩の1年生時点の成績を見て、「先輩の1年目に負けたくない」と活力にすることもあります。いま活躍している先輩も最初は苦労したという事実を知ることで、後輩に苦労のプロセスを踏む意味を教えることもできます。

　後輩育成への活用は予測していなかった副産物ですが、この活用法に気付いた現在は、より細かなデータ蓄積に注力しています。とはいえ、なるべく社員に負荷をかけないよう留意しています。例えば、メールを送るとステータスが変わりますが、所定のテンプレメールを使用して発信すれば日付とステータスが自動で変わり、それが管理指標に使われますので、繰り返し入力を促さなくても数値の取得は可能です。

　また、蓄積したデータの平均値をKPIにしており、KPIから上回る人や下回る場合は、その差異を１項目ずつ見ながら、足りないポイントや伸ばすポイントを確認、教育しています。

支援の質を上げるためのシステム活用を

――自動化、AI化が進む中、人材業界の介在価値をどのようにお考えですか？

勝本氏：求職者も企業にも、AIでは読み取れないものがあります。この部分を支援する時間創出のために、システムやAIを活用する事業構造にしたいと考えています。特に地方の企業は採用専門の担当者がいないケースが多く、ノウハウから伝えるきめの細かい支援が必要ですので、そこにコミットできるエージェントであり続けたいと思います。

――最後に、PORTERS Agent導入をご検討中の企業へメッセージをお願いします。

勝本氏：日々蓄積されるデータはいつかキャパオーバーになり、大切な案件を見落とす結果を招きます。これからの採用支援事業において、管理システムは、事業を継続的に成長させるための基盤だと感じています。中でもPORTERS Agentは、拡張性が高く、最初からすべてを完成させなくても、事業の成長に合わせて設計を見直していける点が魅力です。導入時には、何を重視して運営していくのかを業務フローに落とし込んだうえでスタートすることで、現場の負荷や機会損失を抑えながら、長く使い続けられるシステムになると思います。