株式会社フェローシップの導入事例

株式会社フェローシップ

『PORTERS SAISOKU』とマイページ連携で応募対応工数が３分の１に

グローバル人材の採用に強いことで知られる株式会社フェローシップ。管理システムの内製化という選択肢もあった同社が、PORTERSを導入した背景や導入後の効果について、代表取締役社長の小山剛生氏に聞いた。

「自由な設計と連携のしやすさ」が導入の決め手

――最初に、御社の事業内容をお聞かせください。

小山剛生氏（以下、小山氏）：株式会社フェローシップは、人材派遣をはじめ、人材紹介や業務受託などの人材支援事業をグローバルに展開しています。2004年の創業時はIT・Web領域の派遣事業が主軸でしたが、現在は製造業や販売業などにも領域を広げています。

――PORTERS導入を決めた背景をお聞かせいただけますか？

小山氏：PORTERS導入前は、業務管理はすべてExcelと紙の書類で行っていました。その中から企業情報、求人、進捗をDB（データベース）化することになり、最初は私がAccessで作成したりSQL（プログラミング言語の一種）で内製したりしましたが、結局は外部の専門システムを導入し、就業決定以降の工程はエクセルで管理することになりました。

　ところが、企業の成長とともに管理する情報が増大し、管理をExcelで行うのは時間も手間もかかりすぎる状態に陥りました。そこで、一連の工程を管理できるシステムを探すことになり、複数の候補の中からPORTERSに決めました。

――ありがとうございます。PORTERSに決めた理由は何でしょうか？

小山氏：当時、多くのシステムは、契約書の回収や労働時間の管理、請求書の管理など、採用後の管理に重きを置くタイプばかりでした。もちろん魅力的なシステムですが、これを導入すると、当社がシステムに合わせた管理をしなければならず、かえって生産性が下がってしまうことが予想されました。

　そのタイミングで出会ったのが、PORTERSでした。当時の担当者さんから「自社の業務に合わせて自由に設計ができ、これまで使っていた他社システムからの移行や他システムとの連携もスムーズに行える」と説明があり、またサポート体制も整っていると感じたので、導入を決めました。

進化するITインフラへの対応にPORTERSが欠かせない

――実際に運用して、どのような点がPORTERSの魅力だと感じますか？

小山氏：日々進化するITインフラに対応するためには、PORTERSが必要だと感じています。
　新しいプロダクトが誕生したり、法律が改正されたりするたびに、私たちは業務フローやシステムを調整しつつ、経営をしなければならず、その度に負荷が発生します。そうした状況において、営業管理、契約管理、稼働管理、労務管理などの領域は、テクノロジーを頼っていかなければ時代の進化に追いつけないと思います。

今後は、基幹システムを調整しながら、複数のツールと連携した仕組みづくりが重要になるでしょう。それを実施するには、API（Application Programming Interface）を開放していたり、他社ツールをオプションで組み入れていたりなど、スムーズな連携ができるPORTERSが便利だと感じています。最新ツールと連携し続けることで、常に新しいシステム運用ができる点も魅力です。

――具体的に、どのような業務改善効果がありましたか？
小山氏：工数削減、スピードとサービスの質の向上などに期待以上の効果が出ました。例えば応募承諾に関する業務フローでは、応募から面談予約までを完全自動化できる『PORTERS SAISOKU』とマイページの連携により、連携前の手作業での対応と比較して、工数が３分の１に、時間にすると１カ月あたり12～16時間の削減になりました。

　また、今までは求人票を手動で発行しPDF化して添付送信する作業にも工数がかかっていましたが、導入後はマイページを案内するのみで済むようになり、求人打診の工数が激減しました。

　合わせて、LINE連携ができるMico*も導入し、就業中のスタッフへの個別アプローチ精度が向上しました。今までコンサルタントが対応していた作業をMicoが担ってくれるようになり、コンサルタントが面談や事前準備など、本来注力すべき業務に使える時間が大幅に増えました。

　セキュリティ面でも効果がでています。求人票のPDFをメールで送った場合、会社セキュリティの都合でパスワードが必要になり、求職者はデータを開こうとするたびに手間がかかっていましたが、マイページがあればスムーズに、しかも一覧で確認できるようになりました。

＊PORTERSとLINE連携し、求職者に合わせたセグメント配信を高度化する「Mico Engage AI」とLINEの1to1チャット機能を提供するツール

自発的にシステムを活用する組織づくりとは

――御社はPORTERSの性能をうまく引き出していただく点でトップランナーだと感じていて、中でも求職者のナーチャリング（見込み客の契約意欲を高めるマーケティング術）の領域が秀でていらっしゃると感じています。

小山氏：ありがとうございます。当社では、今すぐ働ける人か、いつなら働ける人か、条件が難しい人か、連絡が取れない人かという情報ステータスを明確に分け、PORTERS HAISHIN（旧PORTERS MA）で求職者に対する状況調査を実施しており、その作業をPORTERSに落とし込んでいます。

――実際にこのような仕組み化を徹底できる組織は少ないと感じています。社内にナーチャリングの意義を浸透させる方法があるのでしょうか。

小山氏：コンサルタントには、「徹底して実践すれば成約数が上がるのだからやりましょう」と常に話しています。3人の掘り起こしに千件電話する場合とナーチャリングツールを活用して100人の電話で済む場合とでは、スピードと利益が大きく変わります。このような具体例を伝えるうち、自発的に取り組む組織になりました。

　私からの発信だけでなく、月に1回のペースでシステム部主催のAI塾も開催しています。他社から転職してきた従業員に「AI活用や管理システムがすごく進んでいますね」と驚かれるほどです。ただし、数字を追わずにツールを触ってなんとかしようなんてありえませんし、どれだけデジタル化しても、電話や対面での生のコミュニケーションは必須です。

――データベースの活用を、現場業務にどのように落とし込み、成果向上につなげていますか？

小山氏：決定までの仕込みのプロセスとスピードを見て、間に合うように進められているかを毎日チェックさせています。PORTERSのレポート機能だけで足りない場合は、データを抽出して、スプレッドシートで組織長が集計、管理しています。アナログな手法ですが、自力で計算することで数字の仕組みが理解できるようになり、営業感覚が養われます。

　ターゲットに対してどれぐらいのアプローチをするかの戦略は、PORTERSから出た数字と自分たちの経験と感覚を組み合わせて決めます。自分の中で「今日はこのままではまずい」と思ったり「今日はよい調子だからこの作戦で」と考えたりすることで、経験が増えるほど感覚値を身に着けていき、それが実力につながっていきます。

リアルとテックで社会を変える企業に

――導入をご検討中の企業様に向けて、改めてPORTERSの魅力についてコメントいただけますか？

小山氏：ゼロから導入する会社もあれば、他社サービスから乗り換えるケースもあると思いますが、営業工程管理と、それに伴う契約や労務管理の一貫性、すべてにおいて自分たちのフローに合わせてカスタマイズできるのは、PORTERSならではだと思います。

　PORTERS導入までは、業務フローの確立とシステムの構築を自分たちで行おうとしてきましたが、やはり一気通貫のシステムを構築しようと思うとハードルが高く、既にテンプレートが備わっていて、他社ツールとの連携もしやすいPORTERSを活用したほうが確実です。また、サポート体制がしっかりしている点も助かっています。

――最後に、御社の中長期的な展望をお聞かせください。

小山氏：今後は人材ビジネス以外にも、プラットフォーム事業やコンサルティング事業などへ領域を広げていきたいと思っています。人材ビジネスは、その枠を超えた付加価値を企業や求職者に提供する変革型ビジネスに変わらなければ、粗利低下の波にのまれ、介在価値もなくなってしまいます。そのためのテクノロジー対応は避けて通れませんが、一方でリアルなコミュニケーションも変わらず必要です。当社は、リアルとテックの両方で社会を変える企業に進化していきます。