HRビジネスクラウド お客さま導入事例

キューアンドエーワークス株式会社
キューアンドエーワークス株式会社

自社集客に成功し広告費が十分の一に

「HRBCと自社開発システムの連携・自動化の相乗効果で、エントリーから登録に至るスタッフ比率が40%と、他社の約2倍を実現できています。」
キューアンドエーワークス株式会社 坂原氏

必要な情報がどこにあるかわからなかった

 人材派遣ビジネスをはじめ、ロボットによる業務自動化導入支援サービスで、人材不足の解決や生産性向上を支援しているキューアンドエーワークス。社内での情報共有やデータ活用を目的にHRBCを導入し、独自開発したシステムも追加して、ビジネスの成果を上げることに成功している。具体的な活用方法やその効果について聞いた。

――御社は主に人材派遣事業を行っていますが、どのような特徴があるのか教えてください。

坂原
弊社にはキューアンドエー株式会社という、ICTデジタル製品のテクニカルサポートを行っている親会社があります。コンタクトセンターでは、電話やメール、リモートなどでユーザーのサポートを行っており、そこに人材を派遣しているのが一つ目の特徴です。二つ目はインフラエンジニアの育成・派遣。現在、エンジニアの採用が難しくなっているため、未経験の方を採用して育成し、派遣していること。最後は事務系の一般派遣で、最近は特に紹介予定派遣や直接雇用での採用に力を入れているのが特徴です。


――RPA(ロボットによる業務自動化)サービスも展開されています。

坂原
業務効率化を目的として、4年前に導入しました。日本の労働力不足は、人材業界も直面する問題です。弊社としても、人材派遣以外での課題解決も命題だととらえ、いち早く着手してきました。将来的にはAIも組み合わせ、データ活用もできるようにビジネス展開していきます。


――御社はHRBCを活用されていますが、どのような経緯で導入に至ったのですか。

坂原
もともとは他社の勤怠管理システムを使っていました。しかし、業務請負やSESなどさまざまな雇用形態・働き方が広まり、一つのシステムでは完結できなくなった。そこで、いろいろな形に対応できることを主目的に、別のシステムに切り替えた経緯があります。けれど、データ管理を主軸にシステム導入したため、データは蓄積されても活用の手段がなく、コーディネーターがそれぞれ紙ベースやExcelで必要な求職者情報を管理していたため、必要な人材がどこにいるのかわからず、改善の必要を感じていました。そんなとき、フロント機能に特化したHRBCを知り、これを機にBPR(ビジネスプロセス・リエンジニアリング:業務フローの再設計)を進めようと導入を決定したのです。

独自システムを追加し更新漏れを防止

――導入後、具体的にどのようなことが実現できるようになりましたか。

朝比奈
勤怠管理システムでは、スタッフ情報を管理する方法として、文字数500文字のテキストボックスしかありませんでした。HRBCではより多くの情報量が入り、さらに整理や検索もできます。フロント機能は今までなかった領域ですので、データベースに関する価値観が変わるくらいの業務の変化がありました。アクティビティの履歴も付けられるので、どのコーディネーターが見ても同じ情報を得られるようになりました。また、弊社のRPA導入支援サービス「Roboroid」との連携によって、スタッフのエントリーから面談設定まで自動化できたほか、クライアント企業の求人管理も導入時から行っています。


――HRBCと独自開発したシステムを連携しているそうですね。詳細をお聞かせください。

坂原
弊社で開発したチャットボットをドッキングし、更新時期を迎えるスタッフなどに対して、確認作業を行っています。更新対象者のデータをHRBCにインポートして、担当がリスト化し、そこでチャットボットが動いています。

朝比奈
派遣社員の方は有期契約がほとんどですので、定期的な更新確認が必須となります。その際、必ずチャットボットが飛ぶので、更新確認が漏れることがないのです。また、就業中の方からの回答を即時HRBCに反映できるので、更新するか悩んでいるという方は優先的にフォローできます。もし担当が辞めても、過去の履歴を見れば引継ぎができる。属人性が減りました。

他社の倍、エントリーした方の40%が登録

――チャットボットは、更新対象者への確認作業のみに活用しているのですか。

朝比奈
いえ。たくさんのシナリオを作って稼働させています。登録者の方の職歴だけを取り寄せたり、顔写真をHRBCに取り込んだりと、いろいろなパターンがあります。HRBCの中でアクションボタンを押すことでシナリオを選択し、実行されるようになっています。


――登録スタッフのフェーズ管理は、HRBCでできていますか。

坂原
はい、実現しています。進捗が停滞している登録者がいれば、コーディネーターが「すぐに現状確認をしないといけない対象」にフェーズ変更。確認が取れれば「求職中」に変更し、コーディネーターのアクションを待つ。それを繰り返しています。
求人案件も、営業が設定した期日を過ぎたら、フェーズが自動的に「募集中」ではなくなります。そこで、このままでは集まらないので募集条件を見直しましょう、と提案するようにしています。その両軸で、求人案件・スタッフ双方の鮮度をしっかり保つようにしています。


――面談の自動予約のアプリも独自開発され、HRBCと連携して活用されています。どういった経緯で開発に至ったのでしょう。

坂原
HRBCは、予約の枠を管理するという考え方を持っていなかったので、作る必要があると考えたのです。一人のスタッフに対し、一人のコンサルタントが紐づく仕組みであればいいのですが、派遣の場合は違います。スタッフの面談を誰が担当するか、当日に決めるという管理スタイルのため、追加開発しました。


――どのような状態で自動予約を行っているのですか。

朝比奈
APIで連携させ、HRBCと予約管理システムのどちらからでも予約できる状態を作りました。登録スタッフ向けとしては、必要情報の入力フォームとカレンダーを表示し、面談予約をすれば、該当の日時が予約済みになるというものです。

――導入後、成果はいかがでしょう。

坂原
自動予約システムを入れる前は、コーディネーターが媒体ごとに登録者情報を取り込み、紙ベースやExcelで管理していました。また登録者自身がWEB上で予約できなかったため、複数人が同時に予約をしようとすると、コーディネーターたちが一つの枠を見て、「この日時は埋まってしまった」「この日時はいかがでしょう」という案内を手動でしていました。それが自動化になったので、非常に便利になりましたし、面談のキャンセル率も低くなりましたね。恐らく、自分自身で申し込むことで、キャンセルしづらくなっているのだと思います。


朝比奈
また、夜中や土日など営業時間外にエントリーがあったときも、30分以内に自動でメールが送られます。そこに記載されたURLをクリックすると、面談予約画面に遷移するのです。コーディネーターが手動で対応すると、遅くても22時くらいまでが限界。返信が遅くなってしまうのですが、自動化により取りこぼしが少なくなっています。実際、エントリーから登録に至るパーセンテージは、他社が平均20~22%なのに、弊社は40%です。


――人材不足という課題解決をし、生産性の向上にHRBCは寄与できましたでしょうか。

坂原
はい。HRBCを導入した後、自社集客に成功し、広告費は十分の一以下にまで下がりました。登録者は人なので、掘り起しもコーディネーターがアクションする必要があります。その際も、従来は当該の人を検索すること自体ができませんでした。HRBCの導入後は、検索軸を設定してサーチした結果が、そのままリストになっています。

朝比奈
あとHRBCのレポート機能を活用し、「必ず確認する人」「できれば今日中に確認する人」など、7つほどの軸で検索しています。自動的に日々最新の内容に更新されているので、そのリストを上から架電しています。メリットは、架電する人を問わないこと。以前はリストの作成者が担当していましたが、今は契約社員や時短勤務者でも問題なく架電しています。
 一括メール機能も活用しています。メルマガを万単位で送信しているので、かなり送りやすくなりました。しかも、送る方に合わせてマッチングできるのも便利です。プッシュ型のアプローチはかなり強くなりましたね。

坂原
業務終了時間も早くなりましたね。コーディネーターは20~21時まで仕事をするのが当たり前でしたが、今は遅くても19時には帰っています。

キューアンドエーワークス株式会社

https://www.qaworks.co.jp/

キューアンドエーワークス株式会社
東京都渋谷区渋谷2-15-1 渋谷クロスタワー23F

1997年設立。「RPA/BPOソリューションサービス」「ITエンジニアサポート」「ITサポートサービス」「IT事務サービス」など、ITを軸とした幅広い事業領域を展開。またRPA技術を柱に、人がすべき「コア業務」と機械に任せる「ノンコア業務」に仕分け、定形型の「ノンコア業務」をRPAに任す業務ラインの設計を提唱している。

Interview with
坂原浩司氏

キューアンドエーワークス株式会社
経営企画室執行役員 RPAソリューション事業部長

Interview with
朝比奈一紗氏

キューアンドエーワークス株式会社
HR事業部 マーケティングG サブマネージャー