HRビジネスクラウド お客さま導入事例

株式会社RDサポート
株式会社RDサポート

組織や働き方の仕組み化は絶対に必要

「自動メール機能の追加で、最も工数がかかるスタッフ登録からエントリー業務を効率化することができたのは、大きなメリットですね。」
株式会社RDサポート様

 食品関連企業に特化し、専門性の高い人材紹介・派遣を行っているRDサポート。派遣事業の拡大に伴い、さらなる業務効率化を目的として、HRBCにメール自動化機能の追加を行った。同社の内田氏と加藤氏が、メール自動化によって実現したことや実装までの過程を、開発を担当したイースエッジの田口氏とともにお話しくださった。

――まず、RDサポート様の事業概要について教えてください。

内田
 弊社は人材派遣、人材紹介、ヘルスケアの領域で事業展開する会社です。人材派遣の特徴として、主に理系の研究職、栄養士、管理栄養士など専門知識を持った方を、食品関連の企業を中心に紹介しています。業界と職種を絞り、設立から20年間にわたって継続してきたことが特徴であり、我々のブランドです。


――人材業務のなかで、HRBCを活用いただいております。このたび、開発会社のイースエッジ様に依頼し、HRBCにメール自動化機能を追加しました。そもそもどういった機能なのでしょう。

加藤
 クライアントや登録者へ、自動的にメール送信する機能です。108の送信パターンを設定しており、例えば求職者からエントリーがあったとき、自動的にメール送信を行いますが、HRBCのどの項目に該当するかで、メールを送る対象や文面が変わるというものです。


――自動化の導入にはどのような経緯があったのですか。

内田
 弊社の派遣事業部は7名体制です。ここ2期は業績が良く、求人案件や登録者も増えている状態でした。また登録スタッフに対し、細かくフォローしていく方針のため、営業の業務量や残業時間が増えている課題がありました。このまま負担が大きくなると、クライアントや登録者にネガティブな要素を与えかねない。そんなときに、メール自動化の提案が加藤からあったのです。

加藤
 派遣事業部として先に進むときなのに、IT技術を導入しないと止まってしまいます。また将来を考えたとき、会社組織や働き方の仕組化が必要です。小規模な会社は、仕事が俗人化しがちなので、一人いなくなると業績が落ちたり、業務を回せなくなったりしてしまいます。自動メールなどを取り入れ、仕組み化することが解決につながると思っています。

業務フローが確立されていたためスムーズな開発が実現

――開発を行った田口さんに伺います。導入を決めてから実現まで、どれくらいの時間がかかりましたか。苦労したことなどもあれば教えてください。

田口
 仕様決定にかかったのは1カ月で、テストも含めると3カ月ほどです。最初にRDサポート様から、20ほどメール送信の条件を提示していただきました。その後、一つの条件からさらに分岐していって、最終的に108になりました。そして実際に開発し、テストをしながら修正。実装してからは、思ったようにメールが飛ばないなどありましたが、致命的なものはなかったですね。苦労したのは、この条件・仕様だと、メールを送るべきでない登録者にも送信してしまう可能性がある、ということを理解して開発する必要があったことです。


――それでも3カ月という期間で、大きなトラブルもなく開発を終えました。

田口
 RDサポート様側がHRBCの仕組みを理解し、どこをどうすればどう動くか、把握されていたのは大きかったです。また、業務フローが確立されていたので、そのなかのどの業務を自動化したい、ということがほぼ決まっていたのも、スムーズに開発が進んだ要因です。


――API連携でメール自動化機能を追加されました。それに際し、HRBCで便利だと感じたことはありますか。

内田
 自分たちで項目をカスタマイズできるので、ポーターズ側に依頼する必要がなく、自動化に向けて業務を続けながら開発を進められたことが便利でしたね。

加藤
 また、システムは後から開発した機能を追加すると、意図しない場所についてしまうことがありがちです。けれどHRBCは、業務上違和感のない場所にきちんと追加可能です。汎用性が高く、運用面でも便利だと感じました。

登録者や企業の掘り起しでも効果が

――自動メール機能は、社内でどのように浸透させていったのでしょう。

内田
 まずはキャリアカウンセラーに限定し、WEBエントリーがあった方への自動メール返信からスタートしました。項目が多いため、誤送信のリスクを考え、説明も段階的に行いました。マニュアルをつくり、「この項目にはチェックしないでください」など、ルールを教えながら動かしてもらいましたね。その後、営業にも広げていき、導入して2カ月が経ったころには、全員が本格的に使うようになりました。


――追加後、実際にどのような成果や便利さを感じていますか。

加藤
 登録者のエントリーから登録までですね。工数がかかる部分なので、自動化になったメリットは大きいです。また就業中や更新前の方へのフォロー、掘り起こしでも効果が出ています。クライアント企業にも掘り起こしの自動メールを送っており、長く取引のなかったところからお問い合わせが来たこともあります。

内田
 社内での情報共有も効率的になりました。これまではHRBCに入力した内容をコピペして、Excelで管理していましたが、今は情報をHRBCに集約し、ボタン一つで社内に一斉に送れるのは便利です。

加藤
 登録者・企業共通ですが、システムを通じてメールが自動送信されるので、送信漏れがありません。また営業によっては、自動メールのほかに手動で追加連絡し、手厚くケアすることで、ロイヤリティの向上につなげている者もいます。

内田
 現場の社員たちも、とても便利になったと話しています。それだけでなく、自分たちで使い方を工夫し、「こんなことができたらいいな」と考えてくれているので、今後は保守ふくめさらに発展していくと思いますね。

――開発会社の立場から、改めてメール自動化の開発作業を行った感想はいかがでしょう。

田口
 HRBCと各種アプリは別物です。そのため追加すると、タイムラグがどうしても生じます。リアルタイムでメールを送信したくても時差が出る。お客様にそこを理解していただき、メール送信がより効果的になるように作業を進められるかが開発会社の課題です。
APIを使ってできることに関しては、大きな不具合はないと感じています。ただ開発手法によってはAPIアクセスが増加し、追加課金が発生することもあるので、それを考慮して開発すること。今回に関しては、APIはもちろん、HRBCを使って行う業務をある程度理解してお互いに確認しながら作業していくことが大事だと感じました。


――それでは最後に、HRBCへの今後の要望をお聞かせください。

内田
 自動メールのシステムを作ったことで、メールの内容をHRBC上に残すことができています。送信履歴が確認できるなど、データベースとしても活用したいのですが、フォルダ分けができなかったり、メールの使い勝手があまり良くない。そこが改善されれば、HRBC上でメールのやり取りを終えられるようになると思います。究極は、HRBCを開けばすべての業務が完結するのがいいですね。

加藤
 それから、営業は外出が多いので、携帯からメールを送れればいいのですが、HRBCだと操作がしづらい。そのため結局、自分のメーラーから送っています。スマホでの見やすさや操作がしやすくなればと思います。

株式会社RDサポート

https://www.rdsupport.co.jp/

1998年設立。食・ヘルスケア業界に特化した人材サービスを軸に事業展開。研究職・専門職1万人、栄養士・管理栄養士4000名以上の登録者と、独自のノウハウやプログラムを活用したサービスやソリューションを提供している。

Interview with
内田 英樹氏

株式会社RDサポート
人材事業部 マネージャー

Interview with
加藤 千紘氏

株式会社RDサポート
人材事業部

Interview with
田口 有孝氏

株式会社イースエッジ
代表取締役

※RDサポート様HRBCメール自動化機能追加の開発をご担当いただきました。

株式会社イースエッジ
東京都新宿区高田馬場4-1-6 寿美ビル201
Tel.03-6908-8311
http://easeedge.co.jp/

2011年設立。クライアント企業のイメージを形にするだけではなく、HP制作からソフトウェア開発を中心にフットワークを軽く、よりお客様に寄り添ったサービスの提供を一番にしている。