ＳＯＭＰＯキャリアビューロー株式会社の導入事例

ＳＯＭＰＯキャリアビューロー株式会社

SAISOKU導入で面談設定までのリードタイムが短縮し面談件数が約2倍に

SAISOKU導入からわずか3カ月で応募から面談設定までの平均リードタイムが平日約35時間、休日約63時間も短縮し、面談件数がほぼ2倍に増えたというＳＯＭＰＯキャリアビューローの担当者に、SAISOKU導入の決め手や魅力について聞いた。

応募取込の自動化とリードタイム短縮を目的にSAISOKUを導入し、導入後3か月で最大63時間のリードタイムを短縮

――まず、御社の事業内容を教えていただけますか？

横井氏：ＳＯＭＰＯキャリアビューローは、ＳＯＭＰＯグループ唯一の人材サービス会社として、人材派遣・紹介予定派遣・職業紹介事業を展開しています。主に保険事務やコールセンター業務を担う人材を全国のグループ各社へ提供するほか、コールセンターの運営や派遣スタッフの教育・品質管理も手掛けています。

――ありがとうございます。御社がSAISOKUを導入したきっかけをお聞かせください。

横井氏：以前、他のツールを使って媒体から応募情報を取り込んでいましたが、募集全体の30％程度しか取り込めず、残りの70％は手動で取り込んでいました。また、期待していたリードタイムの短縮も思ったほど効果がでませんでした。
応募からファーストコンタクトまでの時間が空くほど面談設定が難しくなると考えたので、そのリードタイムの短縮を期待してSAISOKUの導入を考えました。

清水氏：この点は昨今の派遣業界を取り巻く時代背景も関係しています。今は応募者が仕事を選べる時代で、紹介する側のコンタクトが遅いと応募者に逃げられてしまいます。
そのスピードに追い付こうと弊社のメンバーも頑張ってくれていたのですが、入力業務でひっ迫しており、かつ、応募があってから有効判断するまでに時間がかかっていたことで、応募者の温度感も下がった状態で何度もコンタクトを取り続けなければならず、メンバーも疲弊していました。

――実際にSAISOKUを導入してみて、一番効果があったのはどの部分でしたか？

長谷川氏：やはり、応募から面談設定までのリードタイムがかなり短縮できた点です。

横井氏：SAISOKUを導入する前と比べ、応募者ひとりあたりのリードタイムは平日で約35時間、休日で約63時間短縮しています。1分以内に返信がくることも増え、土日も45分～1時間のうちに対応できるようになりました。温度感が高く、すぐ行動したい応募者へスムーズにアプローチできるようになったことで面談数が増え、月50件弱だった面談数が現在は約90件と、倍近くまで増えました。

長谷川氏：導入前はメールで面談を設定していたので、「いつにしますか？」「これでいいですか？」などと何往復もやり取りをする手間がかかっていましたが、SAISOKUの導入により工数が減り、応募者が自分の好きなタイミングで予約を取れるようになりました。

マージ作業の自動化により、面談数大幅増を実現

――他に、導入から3カ月での変化があれば教えてください。

横井氏：業務削減効果がかなり出ています。例えば、課題だった応募者の取り込み率は、SAISOKUを導入したことで80～90％は自動化されました。100％でない理由は機能の問題ではなく、当方で「保留」の項目を設定し、目視で確認しているからです。

長谷川氏：同時に、今まで手動でやっていたマージがSAISOKUで自動化されました。この点は、声を大にして「かなり助かっています！」と言いたいです。以前は、応募者のデータ重複は目視で確認し、人力で統合していたので、それに費やす時間がかなりかかっていました。

横井氏：マージの自動化に加えて、プロセスの設定も自動化できたことにより、業務効率が格段に向上し面談できる人数も増えました。導入前は担当者ひとりあたりの面談数は１日1件が平均でしたが、今では2～3件です。さらに体感ですが、応募者と会話する時間も増えたのではないかと思っています。会話が増えればコミュニケーションがとれ、スタッフ登録につながりますので、結果的にお仕事を提供する機会も増えていきます。SAISOKUはただ応募者対応のスピードを上げるだけではなく、応募者対応の質を上げることにもつながっていると感じています。

PORTERS×SAISOKUの掛け合わせで有効応募数が20％増加

――PORTERSはどのように活用いただいていますでしょうか。

横井氏：派遣事業においては、もはや心臓部です。応募媒体から応募者情報を取り込み、PORTERSでマッチングし、進捗を管理しています。

長谷川氏：私は日々利用する中で営業担当者と情報を連携するときに、よく利便性を感じます。応募者情報をメールでベタ打ちして共有しようとするとかなりの文字数になってしまいます。しかし、PORTERSがあればURLシェア機能でさっと連携できるので、営業担当者に多くの情報を素早く共有できる点は便利だと思います。

横井氏：SAISOKU経由でPORTERSへ取り込むことにより、社内に蓄積する応募者情報の精度が上がり、有効応募の母数が20%近く増えました。というのも、SAISOKUのフィルタリング機能を通すことで、有効応募判定の属人化が解消され、高精度かつ即時に自動で判定できるようになったからです。

手厚いサポートでシステム実装もスムーズに、さらなる業務改善でグループ会社のニーズにすべて応えられる事業会社へ

――SAISOKUの導入を検討中の企業へ、お勧めポイントを教えてください。

横井氏：応募者対応のスピードに課題を感じている企業や、バックオフィス作業のリソース不足に悩む企業にお勧めしたいです。

長谷川氏：SAISOKUを導入してから手間と時間の減少が現場の負担を軽減することを、日々実感しています。また、属人化していた情報を標準化する中で、メンバーと認識のすり合わせができた点もよかったと思います。

横井氏：有効応募条件を検討する過程で、ポーターズの担当者にも当社の導入プロジェクトチームへ参加してもらい、すごく助けられました。例えば、「こういう判定条件にしたいですが、システム的に可能ですか？」と質問すると、その場で即答してくださるので、思った以上にスムーズに構築できました。

清水氏：今回の導入プロジェクトにおける特筆すべき成果の1つは、参加メンバーの主体性が飛躍的に向上した点です。新しいシステムの導入当初は、誰しも不安や戸惑いを抱えていましたが、プロジェクトの進行と共にその不安は当事者意識へと変わり、最終段階では「このように進めましょう」といった具体的な提案や、プロジェクトを牽引する発言がメンバーから次々と上がるようになりました。
この主体的な姿勢は、プロジェクト成功の大きな原動力となっただけでなく、メンバー個々の意欲とスキルの向上という、組織にとって非常に価値ある副次的効果ももたらしてくれたと高く評価しています。

――ありがとうございます。最後に、今後の事業展開についての展望をお聞かせください。

清水氏：まずはグループ会社からのオーダーにすべて応えられる体制をつくり、ＳＯＭＰＯグループとしての信頼度を高めることが目標です。SAISOKUの導入で業務改善ができ、登録者数も増えてきたので、その日は近いと感じています。