株式会社TOKIUMスタッフィングの導入事例

株式会社TOKIUMスタッフィング

圧倒的スピードアップでマッチングの機会損失が大幅減！

経理AIエージェントの提供を主軸事業とするTOKIUMから、「システム以前に人が足りない」という顧客の声に応えるために生まれたTOKIUMスタッフィング。異業種から人材ビジネスへ挑戦するにあたり、事業開始当初からPORTERSを導入した背景や、事業を成長させる上でのシステムの活用方法について聞いた。

経理向けSaaS企業のTOKIUMが経理特化の派遣事業を立ち上げた理由

――最初に、御社の事業内容をお聞かせください。

山下氏：TOKIUMスタッフィングは、経理AIエージェントを提供するTOKIUMが2025年2月に立ち上げた人材サービス企業です。経理に特化した人材サービス事業を展開しており、派遣事業を主軸に紹介事業も行っています。

――人材サービス事業を立ち上げるに至った経緯を教えていただけますか？

山下氏：経理AIエージェントを提供する中で、多くのお客様から「システム導入でのDXやAI活用を進めたいものの、それ以前に人が足りなくて困っている」という声をいただき、TOKIUMのテーマである『あらゆる経理“作業”から、人々を解放する。』にコミットするために人材領域での支援も必要だと考え、TOKIUMスタッフィングの立ち上げに至りました。

――経理職も類に漏れず、人材不足なのですね。

山下氏：そうですね。経理職の場合、高齢化や属人化の影響で人手不足になっています。
そのため、特に「キーマンとなっていた経理の担当者が退職して困っている」というニーズに対して、派遣事業で力になれている実感は強くありますね。

PORTERSとSAISOKUの導入により、作業の複雑化回避とユーザーから選ばれる対応スピードを実現

――PORTERS Staffing（以下、PORTERS）とSAISOKUを導入した経緯を教えてください。

山下氏： PORTERS Staffingを導入した理由としては、TOKIUMでシステムやAIエージェントを販売する中で顧客管理ツールの必要性を実感していたことが大きいです。管理ツールなしでは、数値把握も業務オペレーションもスムーズに進みません。人材派遣業を始めることが決まり、企業側とスタッフ側の両面を対応することになると、さらに作業が複雑化すると予測できました。

また人材事業を始めるにあたり、派遣スタッフとして働く方にユーザーヒアリングを実施しました。その中で派遣の案件を選ぶ基準を尋ねたところ、回答の多くに “スピード” がありました。複数の内定が来るのを待って、その中から1社を決めるのではなく、1番早く内定通知が届いた企業に決めるというのです。
当初は応募者情報のインポートを手動で行うと、たった数件でもかなりの時間がかかる状態だったので、「人材業界の後発企業として、このままでは勝てない」と思い、スピードと自動化に強いSAISOKUも同時に導入しました。

――導入に際し、他社ツールと比較されたと思います。PORTERSを選んだ理由をお聞かせください。

山下氏：当社が目指す規模感や成長速度、求めるデータベースの厚さなど、すべてに対応できるのがPORTERSだけでした。

フェーズ進行管理で対応進捗を可視化。課題分析や対応の抜け漏れ防止に活用。

――SAISOKUやPORTERSをどのように活用していただいていますか？

山下氏： SAISOKUにスタッフからエントリーが入ったら、自動で記録されます。記録されたスタッフの属性をSAISOKUで分岐し、有効応募かどうか判定します。
通常のスタッフ画面とは別に、スタッフ架電用メニューを新たに作りました。ここでは、面談が設定されていない人を抽出したり、優先的に架電する人を選出するリストを作ったりしています。

また、求人の進捗や案件ごとのレビューもPORTERSを起点に作業しています。各求人の進捗状況は自動で更新されるので、「進捗していない求人の要因は何？」「進捗しない求人の特徴は？」のような気付きが生まれ、それが分析と改良につながっています。
また、職場見学の調整中や設定済みの進捗フェーズの管理にも活用しています。例えば、今週に設定されているものに対して、スタッフと企業の準備ができているかをポータル上で確認するような使い方をしています。

渡邉氏：項目は、初期段階でかなりカスタマイズしました。当社の場合は、デフォルトのプロパティ選択肢メニューを使うより、やりたいことや欲しい機能をポーターズの担当の方に伝えながら足していくほうが多かったと思います。

――（PORTERS担当）TOKIUMスタッフィングの皆さんは、PORTERSの「こう使うと効率化や利益につながりやすい」という基本から外れず、理想的な活用をしてくださっています。自社が本当に管理すべき項目など、深く考えて項目を作っていらっしゃるので、それぞれに意義を感じます。また、改善スピードがとても早いところも特長です。皆さんとてもスピーディーなので、私もなんとか必死に食らいついて協力できるように尽力しました。

――カスタム項目は、どのようなメンバーで決められましたか？

渡邉氏：管理部門で進めました。当社の管理部門は、TOKIUMのSaaSの提案から導入までを担当した専門スキルを持つメンバーですので、PORTERSに関しては、全員に管理者権限を持たせて運用しています。最悪消えてしまっても、作り変えながら改良できるメンバーですので。

山下氏：また、当社では現場から積極的に「こうしたほうがいい」とアイデアを出してもらい、採用した場合は実行までを一気通貫でお願いするので、自分のアイデアを形にすることが楽しめるメンバーが多いです。

――PORTERS導入によるお客様対応面のメリットはありますか？

山下氏：派遣スタッフや採用企業とのコミュニケーションの漏れが限りなく無くなりました。また、フェーズや日付の管理状況を可視化できるので、例えば推薦したけれど回答がきていなかったり、応募承諾をもらったのに当社が動いていなかったりといった見落としが激減しました。これは機会損失の削減につながっています。

また、定量的なデータ測定をスピーディーにできるようになりました。取締役会などに出すデータをPORTERSからエクスポートしたものを整えて使えるので、データの信頼性という意味でも助かります。

PORTERSを基盤に派遣事業の成長曲線をさらに上へ

――今後、人材業界へ参入する企業へ、管理ツール活用の観点からメッセージをお願いします。

山下氏：派遣事業の特徴として、派遣スタッフ側と企業側、それぞれ別の進捗を管理し、マッチングさせるところはとても難しい作業だと思いますし、この意識はとても大事です。PORTERSなら、それが実現可能になると思います。

――ありがとうございます。今後、PORTERSに欲しい機能があれば教えてください。

渡邉氏：他社マーケティングプラットフォームに連携できたらいいですね。アクションを起こしたら自動でメールが送信されると、かなり工数削減になると思います。

――実は私も同じ気持ちだったので、言われた瞬間、うれしいような悔しいような複雑な気持ちでした。

山下氏：エクスポートしたデータを、当社のKPI軸などに合わせて集計し直しているので、それがダッシュボード上で解消されると、かなり助かります。

――ダッシュボードは今後もアップデートしていく予定ですので、楽しみお待ちいただければと思います。
――最後に、御社の今後の展望をお聞かせください。

山下氏：いま困っている企業や派遣スタッフに対する、よりスピーディーなマッチングの実現は、１つの重要な指標です。

人材派遣業はよく“タイミングビジネス”と言われるので、当社としてもPORTERSを活用しながら強化していきたいと思っています。日々のオペレーションのスピードアップや、ダッシュボードで歩留まりや転換率の振り返り、課題がどこにあるかの発見をするなど、さまざまな課題のスピードを上げていきたいと思っています。それによって力添えできる企業や派遣スタッフの数はもっと増やせるはずです。事業成長の曲線を、もっと高く、上に曲げていきたいです。

渡邉氏：事業の成長曲線を上げ、企業・スタッフの双方に対してスピーディーな価値提供をしていけるよう尽力します！

――御社のさらなる成長を願って全力で伴走していきます。今後ともよろしくお願いいたします。