応募から面談設定依頼までのリードタイム5分以内を実現した、「最速」にこだわったプロダクト『PORTERS SAISOKU』。その開発プロジェクトチームのお二人に、サービスの背景や特徴、導入効果などについて聞いた。

面談設定率の改善で広告費1500万円分の効果を実現

最初に、PORTERS SAISOKUについてお聞かせください。

大塚　PORTERS SAISOKU（以下、SAISOKU）は人材支援会社の応募者対応を最速で行うシステムで、主に３つの特徴があります。１つ目は、リードタイムの短縮です。応募情報をリアルタイムで取り込み、人力で1時間前後かかる作業を自動化して５分以内に面談設定URLを送信します。２つ目は、複数媒体からの応募者の一元管理です。現段階で60媒体をカバーしており、今後も月4媒体ずつ増やし、100媒体まで拡大する予定で開発を進めています。3つ目は、登録データとの重複チェックや有効無効などのフィルタリングを人に代わって行える点です。

兼村　カスタマイズ性の高さも特長ですね。特に自社の採用フローに合わせた業務自動化が可能です。また、開発当初はPORTERS CRMの連携ツールとして考えていましたが、現在は単体でご契約される企業が想定以上に増えています。

応募から面談設定までの、具体的にどのような作業が自動化されるのでしょうか。

大塚　まず、求職者が媒体に応募すると、リアルタイムで媒体にアクセスし、応募者情報を取得して取り込みます。次に有効応募かどうかを判定した上で、面談設定メールを送信。ここまでを、SAISOKUで自動化して５分以内で完了させます。条件が合わない求職者へのお断りメールや社内担当への通知も、この時間内に自動で行います。

2025年1月の正式リリースから1年が経過しました。導入企業にどのような効果があったか教えてください。

大塚　ある派遣会社様では、応募から面談設定完了までを最短5分以内で完了できるようになりました。さらに、面談実施者のうち38%は10分以内に面談設定まで完了しています。応募直後の最も温度感が高いタイミングを逃さず、スムーズに面談設定へつなげています。
　また、製造領域の派遣会社様では、面談設定率が6％改善したことで、月間の面接設定者が約200名増えました。広告費に換算すると、約1,500万円分の効果を実現いただきました。別の製造派遣会社様でも、面談設定完了までのリードタイムが、平日は導入前３～６時間から導入後は10分～1時間に、土日においては12～60時間が10分～1時間に短縮できたとのお声をいただいています。他に、土日や夜間の対応を自動化できるので、その時間の外注コストが削減できたという企業もありました。
　他にも、重複応募者の管理も現場の負担が減ったと高評価をいただいています。派遣会社の応募では同一応募者の複数応募が多く、データ管理が煩雑になりがちです。SAISOKUでは1人1レコードでの管理が可能ですので、応募者とも適切にコミュニケーションが可能です。
　このように、これまで人力だった作業の多くが自動化できたことで、面談など人がやるべき仕事に時間を割けるようになったと評価いただいております。

兼村　自動化できる作業は自動化し、それによって空いた時間を人にしかできないコア業務に使う。これこそ、DXの意義だと思います。

「応募から面談設定のリードタイムを少しでも早く」の声に応えて開発

お2人の担当業務とご経歴を教えていただけますか。

大塚　私は現在、SAISOKUの営業責任者をしております。2021年にPORTERSへ入社し、「PORTERS Staffing」のフィールドセールスとして、主に大手・中堅の派遣会社向けの新規導入提案業務に従事しました。その後、顧客企業の活用促進と運用の改善提案を行いながらSAISOKUの企画立案から推進、提案・導入までを担当し、現在に至ります。

兼村　私は24年4月にポーターズへ入社し、CXE（カスタマーエクスペリエンスエンジニアリング） Gr.マネージャーとしてPORTERSのアプリ群の開発責任者として従事しながらSAISOKUの開発責任者となりました。私のキャリアは船員業に始まり、その後、自動車ディーラー向けSaaS開発者となったことを機に、開発に携わるようになりました。

SAISOKUを開発した背景を教えてください。

大塚　コンサルタントとしてお客様と話す中で、応募から面談設定までの工程を人力で行っているお客様企業が一定数あり、お客様から「応募から面談設定までのリードタイムを少しでも早くしたい」というご要望が出ていましたので、形にしようと思いました。派遣の応募者は、同じタイミングで複数の派遣会社に応募する人が多く、その中で最初に連絡がきた会社とやり取りを始める傾向にあるため、初動のスピードが人材確保の数を大きく左右します。
　そのような背景から開発に着手しましたが、SAISOKUで自動化して作業工数を減らすことはあくまでも手段であり、その先にある人材確保や成約数、経費削減、売上アップにつなげていただくことをイメージしながらプロジェクトを進めました。2022年から着手し、最初は個社に合わせて開発しながら標準化へ向けて情報収集しました。個社で得た情報を基に内容を標準化し、25年1月に正式リリースしました。

兼村　個社に合わせて開発するうち、同じ機能や業務内容でも会社ごとに呼び名が違うことが分かりました。個社ごとに提供する間はそれで問題ありませんでしたが、将来的に多様な企業に使っていただくために、名称の統一化にもこだわりました。どの企業もほぼ同じ使い方になりそうな機能は標準化し、フィルタリング条件など企業によって異なる条件設定は自由にできるようにしました。ポーターズのプロダクトは、基本的にお客様のフィードバックを基にアップデートすることが多く、SAISOKUに関しても、最初から完全パッケージにはせず、フィードバックありきで開発しました。

SAISOKUで業務の〝当たり前〟を変える

今後、SAISOKUをどう展開していきたいですか？

兼村　現在派遣会社様は多くの採用コストをかけて応募を集めています。我々はSAISOKUで生産性や転換率を上げ、応募業務に貢献していきますが、併せて流入経路ごとの費用対効果を可視化するダッシュボードを提供するなど、管理者向けの機能も強化していきます。

大塚　SAISOKUリリースから2年目の26年度は、今期の倍の売上を目指します。3年後には年間5億円の売上を実現させたいと考えています。売上拡大によって開発力を高め、ユーザーの心から満足するサービスを目指していきます。

今最後に、お2人の今後の展望をお聞かせください。

大塚　SAISOKUを「人材会社の登録、採用に最も貢献するサービス」に成長させたいと考えています。派遣会社の採用フローには、まだ多くの課題が残っています。それらを解消し、より多くの企業にご利用いただくことで、業界に欠かせないインフラのような存在を目指しています。

兼村　私は、「当たり前を変える」を目指します。インターネットが普及するまでは、登録者情報の管理は手作業で、紙にペンで記入して、棚にファイルで保管するやり方が当たり前でした。同じように、登録から面談までの工程は全自動が当たり前になる日が早く来るよう、そして派遣会社の業務の常識が変わるよう、開発の面で尽力したいと思います。