本日は、HRBCをご利用いただいているお客様向けに開催している勉強会
第２回目：「メール設定編」のセミナーレポートをお届け致します。
※メール機能活用のメリットと送受信設定のご説明がメインのトピックです。
顧客や求職者とのメールやりとりの際、自社のメーラーを使っていらっしゃいますか？
HRBCのメール機能を使って顧客対応コストを下げ、サービス品質の標準化、向上を目指しましょう
■勉強会セミナーでお伝えしたポイント
第２回目：「メール設定編」
①HRBCでメール送受信を行う効果
②メール送受信を行う前の確認ポイント
③メール送受信設定
①HRBCでメール送受信を行うメリットとは？
HRBCからメール送受信を行う時、通常のメーラーを利用する場合と比較してどんなメリットがあるのか、一覧にしてみました。
こちら以外にもメリットを感じていらっしゃる方がいらっしゃるかもしれませんが、一例としてご紹介します！
１．業務効率化・標準化・ミス削減
★業務フローに沿った豊富なメールテンプレート★
HRRBCにはあらかじめいくつかのメールテンプレートがセットされています。例えば、求職者にJOB打診をしたい場合、JOBサーチでマッチングを行い、アクションメニューで「JOB打診メール」を選択後、「JOB打診」のテンプレート名をクリックするだけで、JOB打診メールの文面がセットされます。さらにマッチングでマッチさせたJOBの情報も自動的に差し込まれるようになっています。
メール作成時に文面をほぼ編集する必要がなく、メーラーをお使いの場合は、HRBCのJOB情報から社名や事業内容をコピペする必要があると思いますが、そういった手間が不要となり、コピぺミスで誤った情報を転記してしまう心配もありません。今回求職者へのJOB打診メールについてご説明しましたが、その後、選考時にお送りするテンプレートや、企業担当者への推薦メールテンプレートなども、同様にあらかじめセットされています。
★自社オリジナルメールテンプレートの作成でベストプラクティス共有★
また自社独自のテンプレートを簡単に作成することもできます。テンプレート作成時は、タグを挿入していただくと、HRBCに登録されているJOB、レジュメ、選考プロセスなどのデータから情報を簡単に引っ張ってこれるようになっています。独自テンプレートを進化させていただくことで、例えば、できるコンサルタントの方が普段利用されている文面を作成し、シェアテンプレートとしてセットすることで、新人の方も同じ文面を利用できます。顧客への情報提供不足などを防ぎ、業務の標準化やベストプラクティスの共有が可能となります。
★帳票などのファイル選択、添付も簡単で業務スピードUP★
HRBCのJOBに添付されている「求人票」などの添付ファイルもチェックをいれるだけで自動添付できます。パソコンのローカルにあるファイルを選択することもできます。
★メール立ち上げ時に自動的に送付先アドレスが紐づくことで誤送信のリスク低下★
また、メール送信画面が立ち上がる際に求職者のメールアドレスがあらかじめセットされた状態となり、宛先ミスや誤送信リスクも低下できます。宛先、CC、BCCにはHRBCに登録されているメールアドレスから、メール送信都度アドレスを追加することもできます。
★メール送信と同時に「プロセス作成・フェーズ変更・メモ」入力も可能で業務効率化★
HRBCではメール送信と同時に新規選考プロセス追加、フェーズ更新が行えるので、メーラー側でメールを送った後に、HRBC側でプロセスを手動で作成する、あるいは、フェーズを更新するといった2重の手間が省け、更新漏れも防ぐことができるようになっています。選考プロセスメモや終了フラグなども追加できます。
２．履歴共有・組織資産化・引継もラクに
★メール履歴を共有・閲覧でき、対応ノウハウを社内蓄積★
HRBCのメール機能をご利用いただければ、送信メール・返信のあったメール履歴を社内共有・閲覧でき、対応ノウハウの蓄積が可能です。HRBCユーザーであるコンサルタントXさんとやりとりしたメールは、シェアされていれば、HRBCにある各企業担当者や求職者のメールボックスに格納され、他コンサルタントYさんやZさんも閲覧することができます。
★退職時の引き継ぎ・状況把握もスムーズ★
万が一コンサルタントXさんが退職してしまった場合にも、メールのやりとりを他の方が閲覧することが可能で
退職時の引き継ぎなどもスムーズになるかと思います。
メーラーでやりとりした場合は一般的に担当者個人のやりとりとなるため、属人化しがちで最新状況も把握しずらいですが、HRBCのメール機能をご利用いただければ、やりとりをしている企業担当者、求職者のHRBC上のMailBoxを見に行けば、これまでのメールの履歴を一覧で確認でき、他の方もすぐに状況を把握することができます。
このように様々なメリットのあるHRBCのメール機能、実際の操作方法は以下からもご確認いただけます！
【メール／一括メール】
【JOB打診メール／採用担当者への推薦メール等】
②メール送受信を行う前の確認ポイント
まずは自社のメーラーを確認しましょう。メーラーによって設定やメール送受信時の認証方式が異なります。
その他のメールサービスを利用している場合は、なりすましとみなされてしまうのを防ぐため
HRBCからのメールが届かない場合の対応策をあらかじめ実施し、メールの不達を減らしましょう。
③メール送受信設定
実際のメール送受信設定を行っていきます。
★Office365の場合＝＞HRBCで行うメールの送受信を、Office365を経由して行います★
※Exchange にてOAuth2.0先進認証が有効になっている必要があります。
【設定手順】
１）メール送受信設定の手順
２）fromを別のメールアドレスに変える場合のOffice365設定（任意）
・Office365 差出人の変更
【注意事項】
★Gmailの場合＝＞HRBCで行うメールの送受信を、Gmailを経由して行います★
※事前にGoogle APIの設定を行っていただく必要があります。
【設定手順】
１）Google API OAuth2.0
２）メール送受信設定の手順
３）fromを別のメールアドレスに変える場合のGmail設定（任意）
・Gmail 差出人の変更
【注意事項】
★その他のメールサービスの場合★
※HRBCからのメール送信のみでしたら、設定不要でご利用頂けます。
【設定手順】
１）グローバルメール設定：会社全体の設定で、システム管理者が行います
２）ユーザーメール設定：ユーザー毎の設定で、ユーザー自身が行います
メール設定手順詳細はこちら
いかがでしたでしょうか？設定完了までには多少ステップがありますが１度設定していただければ
多くのメリットを感じていただけると思います！
第２回目の勉強会レポートは以上となります！
勉強会でご紹介した内容をセミナー動画や、資料、Q＆Aシートでご確認いただるアーカイブも
ヘルプページにご用意しておりますので、ご参加いただけなかった方や、振り返って学習したい方は是非ご活用ください！
