ポーターズマーケティングGr.の有馬です。
本日は、PORTERSをご利用いただいているお客様向けに
PORTERS応用編「インポート・エクスポート」の「エクスポート」の基本操作をご案内します！
PORTERSの特徴として、あらゆるCSVファイルとの連携が可能です。
・エクスポートはPORTERSに登録されている情報をCSVで吐き出すことです
・インポートはその反対で、外部のCSVデータをHRBCへ取り込むことを指します。
例えば、これまでExcelで管理していた求職者情報もCSVファイル変換で一気に情報をPORTERSへインポート（取り込む）することが出来ます。一件一件入力する手間も省け、とても便利な機能になります。
また、PORTERSからエクスポート（吐き出し）したCSVデータを各種媒体にアップロードしたり、各種媒体からダウンロードしたCSVデータをPORTERSにインポートしたりなど、各種媒体からCSV連動も可能です。（自社サイトでも可）
企業や求人・求職者の最新の情報は人材ビジネスにとって、生産性を上げ利益拡大につながる重要なリソースだと考えます。
新鮮な情報（データ）をお客様側でいつでも自由にPORTERSへ反映させることが出来る「インポート・エクスポート」を使いこなし、更なる業務効率アップを実現させてください！
PORTERSの画面を開き、実際にテスト入力していただけたら、より理解も深まると思います。
是非トライしてみてください！！
エクスポート・インポートには、「HRBCのデータ構成」の理解がとても重要になります。
まず、「PORTERSのデータ構成」からご案内します！
【データ構成】
PORTERSのインポート／エクスポート機能は、下位階層から実行すれば、上位階層のデータも同時にインポート／エクスポートすることができます。
下の図はPORTERSのデータ構成を表しています。
色分けされているそれぞれの枠で囲まれたデータのうち、最下層のメニューからインポート／エクスポートを実行すれば、同じ枠内の全てのデータを同時にインポート・エクスポートすることができます。
例えば、④のJOBのインポートでは企業・企業担当者・JOBの3階層分のデータを同時にインポートできます。
※アクティビティは、紐づくリソースごとにインポート／エクスポートを行います。
インポート・エクスポートのデータ構成はご理解いただけましたでしょうか。
それでは「エクスポート」の基本操作からご案内します。
例としてJOBのデータをエクスポートします。
まず、エクスポートしたいデータを検索して一覧表示させます。
今回は『自社経理システムの新規開拓営業』の１件のみをエクスポートするため、チェックボックスにチェックします。検索結果全件をエクスポートする場合は、チェックを入れる必要はありません。
次に画面上の「一括アクション」をクリックし、エクスポートをクリックします。
エクスポート（1/4）の画面では、エクスポートするデータの範囲を指定できます。
今回は１件のみですので、「チェックされているデータ」を選択し、次へをクリックします。
「全件」または表「示されているデータ」の詳細については下記をご覧ください。
以前に設定した同じ内容をエクスポートしたい場合、保存された設定を使うことが出来ます。
今回は一から設定していきますので、「新しいエクスポート」を選択し、「次へ」をクリックします。
エクスポートの名称を入力します。ここでは「JOBエクスポート」と入力、エクスポート設定を社内で共有するか個人専用にするかを選びます。
続いて、エクスポートしたい項目を左側のHRBC項目から右側のエクスポートする項目へドロップ＆ドラッグで移していきます。値の置換などが必要ない場合は、項目選択出来たら「次へ」をクリックし、進みます。
4/4の画面では、文字コードが選択できます。特に指定がない場合は、デフォルトのANSIを選択してください。最後に「実行」を押して、データをエクスポートします。
エクスポートを実行したら、画面右上にアイコンが表示されます。
緑色からオレンジ色に変わります。そのアイコンをクリックすると、エクスポート状況が確認できます。完了したら、まずは「エクスポート結果を確認する」をクリックし、結果を確認します。
先に「エクスポートしたデータを取得する」をクリックすると、アイコンが消え、結果を確認できなくなるのでご注意ください。
別ウィンドウで、成功件数、失敗件数、エラー内容が表示されますので確認してください。
問題なければ、もう一度アイコンをクリックして「エクスポートしたデータを取得する」をクリックし、データを取得します。
取得したファイルは、ブラウザの設定によりダウンロードされます。
ここから、エクスポートの際に使える値の置換や詳細設定などを説明します。
【パターン１】「複数の項目を１つの項目にまとめてエクスポートしたい場合」
例えば「代表者役職」「代表者名」の2つの項目を１つにまとめてエクスポートすることが出来ます。
まず1つめの「代表者役職」をドラッグ＆ドロップで右に移し、続いて2つ目の「代表者名」をドラッグ＆ドロップで1つ目の項目の項目の中に入れ込むように配置します。
これで2つの項目の値を結合して1つの項目にし、エクスポートすることが出来ます。
【パターン２】「項目名の変更」
まずエクスポートする項目の右側にある設定ボタンをクリックします。
ラベルタブをクリックします。
「標準ラベル」が現在の項目名です。変更後の枠に、変更したい項目名を入力し、「保存」をクリックします。ここでは「代表者」と入力します。
【パターン３】「結合した項目間に文字や改行を追加する」
設定ボタンをクリック後、テキストタブをクリックし枠内で編集して保存します。
パターン１のように複数の項目を入れ込んでる場合、項目間にスペースや改行を入れることで見やすくすることが出来ます。
ここでは、スペースを入れて見やすくしてみます。
最後に保存をクリックします。
取得したCSVファイルを開くと、下記のように１の項目の中に2つの項目名が入った状態で出力されます。
【パターン４】「選択肢の変換」
設定ボタンをクリック後、選択肢タブをクリックします。
右側がHRBCの項目の選択肢、左側がエクスポート後のCSVの値になります。
選択肢を変更したい場合、左側の値枠に変換後の値を入力し、「保存」をクリックします。
ここでは変換後は１，２，３・・・とします。
その他、値の置換や範囲指定での置換など、高度な設定も出来ますのでサポートページの「エクスポート詳細設定」をご覧ください。
エクスポートの基本操作のご案内は以上になります。
いかがでしたでしょうか？
まずはテストエクスポートで数件のデータをエクスポートしていただき、パターン１～３までお試しいただければと思います。
PORTERSのヘルプページにもこれまでご案内した内容の詳細が記載されてますので、お困りのことがあればヘルプページまたはヘルプデスクまでご連絡ください。
ヘルプページ：https://hrbc-support.porters.jp/hc/ja
次回は「インポート」の基本操作についてご案内します！
