ポーターズカスタマーサクセスチームです。
本日は、2022年5月以降にPORTERSをご利用いただいているお客様向けに
PORTERSから求人管理簿、求職管理簿、手数料管理簿を出力する方法 をご案内します！
職業紹介事業者は求職管理簿、求人管理簿、手数料管理簿を備え付けなければなりません。
これは求人・求職受理状況及び紹介・就職状況、手数料の状況を把握する必要性があるためです。保存期間は、完結後2年間になります。
毎年提出することが義務付けられているものではありませんが、労働局から提出を求められたら、都度報告を行う必要があります。
PORTRESへ正確な情報をきちんと入力することで、提出に必要な情報を簡単に取り出すことが出来ます！
いつ提出を求められても大丈夫なように、PORTERSへ情報を登録し備えておきましょう！！
■PORTERSでは以下の各メニューごとに提出に必要なエクスポート設定をご用意しています。
■下記の表は求人管理簿、求職管理簿、手数料管理簿に必要な情報がPORTERS上のどの項目に該当するのかを表にしています。
エクスポート設定はデフォルトでPORTERS上に格納されています。
尚、PORTERS項目名はカスタマイズ可能なため、下記項目名と異なる場合がございます。
該当する項目が無い場合は、非表示にされている可能性がございます。その場合は表示させてご利用ください。またはカスタマイズで項目を作成してください。項目作成方法はこちら。
【求人管理簿】
| 求人管理簿 | PORTERS | ||||
| 項目 | 出力項目名称 | 出力対象項目 | |||
| ― | → | 企業ID | 企業 | 企業 ID | システム型 |
| ①求人者の氏名又は名称 | → | 求人事業所名称 | 企業 | 企業名 | テキスト1行型 |
| ②求人者の所在地 | → | 本社所在地 | 企業 | 本社所在地 | テキスト複数行型 |
| ③求人に係る連絡先 | → | 代表者氏名 | 企業 | 代表者名 | テキスト1行型 |
| TEL | 企業 | 電話(企業) | 電話番号型 | ||
| 連絡担当者 | 企業担当者 | 企業担当者氏名 | テキスト1行型 | ||
| ― | → | JOB ID | JOB進捗 | JOB ID | システム型 |
| ④求人受付年月日 | → | 受付年月日 | JOB進捗 | 受付年月日 | 年月日型 |
| ⑤求人の有効期間 | → | 有効期間 | JOB進捗 | 有効期間開始 | 年月日型 |
| 有効期間終了 | 年月日型 | ||||
| ⑥求人数 | → | 求人数 | JOB進捗 | 採用予定人数 | ドロップダウン型 |
| ⑨求人に係る雇用期間 | → | 雇用期間 | JOB進捗 | 雇用期間 | テキスト1行型 |
| ⑦求人に係る職種 | → | 職種 | JOB進捗 | 職種 | ドロップダウン型 |
| ⑩求人に係る賃金 | → | 年収 | JOB進捗 | 年収下限 [万円] | 通貨型 |
| 年収上限 [万円] | 通貨型 | ||||
| ⑧求人に係る就業場所 | → | 就労場所 | JOB進捗 | 勤務地(詳細) | テキスト複数行型 |
| ― | → | 選考プロセスID | 選考プロセス | 選考プロセス ID | システム型 |
| ⑪求人紹介の取扱状況 | → | 紹介者 | 個人連絡先 | 個人氏名 | テキスト1行型 |
| 紹介年月日 | 選考プロセス | 紹介年月日 | 年月日型 | ||
| 採・否 | 選考プロセス | 採・否 | ドロップダウン型 | ||
| 本人辞退 | チェックボックス型 | ||||
| 採用年月日 | 成約 | 入社日 | 年月日型 | ||
| 期間の定め | JOB進捗 | 雇用形態 | ドロップダウン型 | ||
| 転職勧奨禁止期間 | 成約 | 転職勧奨禁止年月日 | 年月日型 | ||
| 離職年月日 | 成約 | 離職年月日（解雇を除く） | 年月日型 | ||
| 就業継続確認日 | 成約 | 就業継続確認日 | 年月日型 | ||
| 就業・離職状況調査日 | 成約 | 就業・離職状況調査日 | 年月日型 | ||
| 就業・離職状況調査メモ | 成約 | 就業・離職状況調査方法 | テキスト複数行型 | ||
| 返金日 | 成約 | リファンド成約日 | 年月日型 | ||
| 備考 | 成約 | 備考 | テキスト複数行型 | ||
※年収（上限・下限）を出す設定をしていますが、給与詳細に月給等の記載がある場合は、お客様側でエクスポート設定を追加しご利用ください。
※追加設定される場合は、求人（JOB）階層、選考プロセス階層、売上階層の求人管理簿に設定が必要となります。
【求職管理簿】
| 求職管理簿 | PORTERS | ||||
| 項目 | 出力項目名称 | 出力対象項目 | |||
| ― | → | レジュメ ID | レジュメ進捗 | レジュメ ID | システム型 |
| ①求職者の氏名 | → | 求職者氏名 | 個人連絡先 | 個人氏名 | テキスト1行型 |
| ③求職者の生年月日 | → | 生年月日 | レジュメ進捗 | 生年月日 | 年齢型 |
| ②求職者の住所 | → | 住所 | 個人連絡先 | 住所詳細(個人) | テキスト複数行型 |
| ④求職者の希望職種 | → | 求職者希望職種 | レジュメ進捗 | 希望職種 | チェックボックス型 |
| ⑤求職受付年月日 | → | 受付年月日 | レジュメ進捗 | 受付年月日 | 年月日型 |
| ⑥求職の有効期間 | → | 有効期間 | レジュメ進捗 | 有効期間開始 | 年月日型 |
| → | 有効期間終了 | 年月日型 | |||
| ― | → | 選考プロセスID | 選考プロセス | 選考プロセス ID | システム型 |
| ⑦求人紹介の取扱状況 | → | 紹介年月日 | 選考プロセス | 紹介年月日 | 年月日型 |
| ― | → | 企業 ID | 企業 | 企業 ID | システム型 |
| ⑦求人紹介の取扱状況 | → | 紹介先 | 企業 | 企業名 | テキスト1行型 |
| 採・否 | 選考プロセス | 採・否 | ドロップダウン型 | ||
| 本人辞退 | チェックボックス型 | ||||
| ⑪職業紹介の取扱状況 | → | 採用年月日 | 成約 | 入社日 | 年月日型 |
| 期間の定め | JOB進捗 | 雇用形態 | ドロップダウン型 | ||
| 転職勧奨禁止期間 | 成約 | 転職勧奨禁止年月日 | 年月日型 | ||
| 離職年月日 | 成約 | 離職年月日（解雇を除く） | 年月日型 | ||
| 就業継続確認日 | 成約 | 就業継続確認日 | 年月日型 | ||
| 就業・離職状況調査日 | 成約 | 就業・離職状況調査日 | 年月日型 | ||
| 就業・離職状況調査メモ | 成約 | 就業・離職状況調査方法 | テキスト複数行型 | ||
| 返金日 | 成約 | リファンド成約日 | 年月日型 | ||
| 備考 | 成約 | 備考 | テキスト複数行型 | ||
※求職者（レジュメ）の住所詳細が不明な場合は、管理簿に記載する必要はございません。エクスポート後に、住所情報が無い方はデータ削除しご提出ください。
【手数料管理簿】
※手数料(固定)がない場合は、エクスポート設定のマッピングから外していただいても問題ございません。
■それでは求人・求職管理簿の出力方法をご案内します。
ここではJOB進捗メニュー（求人管理簿）の画像ですが、レジュメ進捗メニュー（求職管理簿）も同様の出力方法になります。
１．JOB進捗メニューの「検索」をクリック。
選考プロセスが存在しないJOBを検索します。
赤枠の選考プロセスは、すべて選択＞次の文字列を含まない（not）＞右上の検索をクリック。
２．赤枠の中の▼をクリック>検索条件に合致するすべてのデータをクリック、下図のようにALLと表示されます。
「選考プロセス追加」アイコンの隣、赤枠の▼をクリック>エクスポートを選択。
３．JOB進捗 - エクスポート方法は「求人管理簿 ※選考プロセスが登録されていないデータのみ出力」を選択、次へをクリックし、3/3画面まですすみ実行をクリック。
レジュメ進捗 - エクスポート方法は「求職管理簿 ※選考プロセスが登録されていないデータのみ出力」を選択、次へをクリックし、3/3画面まですすみ実行をクリック。
４．出力されたCSVファイルをPORTERSから保管したい場所へダウンロードします。
■次に選考プロセスからの求人・求職管理簿の出力方法をご案内します。
１．選考プロセスメニューの「検索」をクリック。
赤枠の選考プロセスは、次の文字列を含む（or）＞「仮マッチング」～「内定承諾」まで（「退職日/入社決定日」以外）にチェック＞右上の検索をクリック。
２．赤枠の中の▼をクリック>検索条件に合致するすべてのデータをクリック、下図のようにALLと表示されます。
「メール送信（企業担当者）」アイコンの隣、赤枠の▼をクリック>エクスポートをクリック。
３.「求人管理簿」「求職管理簿」をそれぞれ選択、次へをクリックし、3/3画面まですすみ実行をクリック。
4．出力された各CSVファイルをPORTERSから保管したい場所にダウンロ―ドします。
■次に成約からの求人・求職・手数料管理簿の出力方法をご案内します。
１．成約メニューの「すべての成約」をクリック。
２．赤枠の中の▼検索条件に合致するすべてのデータをクリック、下図のようにALLと表示されます。
「メール送信（企業担当者）」アイコンの隣、赤枠の▼をクリック>エクスポートをクリック。
３.「求人管理簿」「求職管理簿」「手数料管理簿」をそれぞれ選択、次へをクリックし、3/3画面まですすみ実行をクリック。
4．出力された各CSVファイルをPORTERSから保管したい場所にダウンロ―ドします。
最後にJOB進捗メニューから出した求人管理簿のCSVファイル、レジュメ進捗メニューから出した求職管理簿のCSVファイルと、選考プロセスメニューから出した求人・求職管理簿のCSVファイル、成約メニューから出した求人・求職管理簿のCSVファイルの3つのCSVファイルをマージし「求人管理簿」「求職管理簿」を完成させます。
「手数料管理簿」は成約メニューから出力するだけで完成となります。
出力方法は以上になります。
また、東京労働局から各様式例が出ていますのでご参考ください。
★参考様式例 求人管理簿
★参考様式例 求職管理簿
★参考様式例 手数料管理簿
PORTERSのヘルプページにもこれまでご案内した内容を記載しておりますので、お困りのことがあればヘルプページをご参照、またはカスタマーサクセスチームまでご連絡ください。
ヘルプページ：https://hrbc-support.porters.jp/hc/ja
カスタマーサクセスチーム：shienka@porters.jp
