こんにちは、ポーターズ隊員です。
人材ビジネスとひと括りに言っても、規模、専門業界、職種、紹介、派遣等、大変幅がありますが、
ポーターズはまさにその渦中におり、
様々な種類・規模のビジネスを展開していらっしゃるお客様のお手伝いをさせて頂く機会があります。
その中で顕著なのは、皆様もご存知の通り、人材紹介ビジネスには、少数精鋭の事業が多いということ。
実は、HRビジネスクラウドをお使いのすべてのお客様のうち、
なんと半分以上のお客様は、HRビジネスクラウドを1～３IDで利用されています(人材紹介業のお客様の内訳)。
人材ビジネスの業務管理システムに、「標準」というものはありません。
あなたのビジネスにあった使い方を見つけられれば、正しい使い方は決して一つとは限らないのです。
それを踏まえたうえで、
小規模・個人規模の人材紹介ビジネスが、システムを使うメリットはあるのでしょうか？
今回は、実際のHRビジネスクラウドのご活用事例も併せて、その疑問を解決いたします。
以下で事例をご紹介しておりますので、HRビジネスクラウドをお使いのお客様は、このままお読みください。
まだお使いでない方は、こちらの簡単なシステム説明 をご覧いただければ、ご活用事例がもっと分かり易くなりますよ！
各機能の簡単な説明は、この記事の下部に記載しております。
システムを使いこなしている少数精鋭人材ビジネスのお客様
候補者レジュメ活用方法
候補者情報(レジュメ)をご活用いただいているお客様には、
データを安全に管理する目的でシステムをご利用の方が多いようです。
少数精鋭ビジネスでは、システムに溜まった候補者情報のなかからマッチングを探すということはあまりありません。
それを踏まえて、候補者の経歴、資格等の詳細をもれなく記録するというよりも、あえてそこは割り切って、メモを残したり、
数字をとっていくといった大まかな利用をされている方が多くいらっしゃいます。
【個人情報の保護】
レジュメに関しては個人情報なので、データセキュリティの観点からHRBCで管理。
求人や進捗状況等はグーグルドライブのシートで社内共有。
【候補者の進捗管理】
レジュメの「アクティビティー」に、進捗状況や連絡履歴を入力し、経緯の可視化と社内の情報共有に役立ている。
また、レジュメに「JOB打診」「一次面接」等の進捗のフェーズを作っているため、
ダッシュボードで現在の進捗の状況を数字で一発で確認できる。
【簡単PDF履歴書作成】
レジュメの帳票PDF作成をフル活用し、簡単に候補者の履歴書を作成。
【売り上げ・KPI管理】
候補者レジュメのフェーズは、一次面接や成約したときのみ入力。
HRBCでの経緯の可視化よりも、売り上げやKPIの数字を追うことにフォーカスした使い方をすることで、
入力工数を減らしながらも、重要な社内の数字を確実に記録。
求人情報JOBと進捗管理(マッチング)活用方法
1～5名の人材紹介業の場合、自社データベース内で検索をかけて、
候補者と求人をマッチングするといった使い方をされていらっしゃる方はあまりいらっしゃいません。
それよりも、求人案件の社内共有や、求人情報の簡単媒体アップロードの目的で
求人情報(ＪＯＢ)をご利用されていらっしゃる方は大変多くいらっしゃいます。
進捗管理(プロセス)の機能も、詳細をすべて記録に残す、というよりも、
個人でそれぞれ管理している進捗状況を、あるポイント(一次面接、内定等)で社内共有する
という用途でお使いの方が多いくいらっしゃいます。
【案件の社内共有】
コンサルタントが10名いるので、JOBのOPEN/CLOSEのフェーズを利用して、社内で案件の共有に利用。
ダッシュボードで現在募集中の案件の数と一覧が一発で確認できる。
【工数削減のため、進捗はあえて使わず】
「進捗状況」の項目は、HRBCにJOBを入力する工数を減らすため、あえて使わずに、
コンサルタント個人がそれぞれ進捗管理している。
【サクサクJOBアップ】
求人情報(JOB)を求人媒体にアップするときは、まずはHRビジネスクラウドに入力。CSVや自動アプリでの媒体連携で、
複数の媒体にも、一回の入力でアップが可能。媒体による求人条件のブレや入力ミスを大幅に削減。
HRビジネスクラウドに「正しい使い方」はない！
HRビジネスクラウドは、カスタマイズ性が高いこともあり、初期項目が多いという印象を受けられるお客様がいらっしゃいます。
「これを全部使うのはちょっと…」と思われるのはもちろんです。
確かに、少数精鋭の人材紹介には、必ずしもシステムで管理しなくてもよい情報もあります。
しかし、お客様事例を見てお分かりのように、すべての項目を使わなくてもいいんです！
カスタマイズで、必要項目だけを残し、画面をシンプルにすることも可能です。
お客様にはお客様の、それぞれに合った使い方が必ずあります。
それにご満足いただければ、使い方は決して一つとは限りません。
少数精鋭のシャープなビジネスにおけるあなたの業務にも、
HRビジネスクラウドを使って効率化できる部分があるはずです！
１～３IDでHRビジネスクラウドをお使いの方で、運用方法に悩んでいる方、
又は、これからビジネスを始めたいという方、お気軽にポーターズにご相談ください。
ポーターズでは、経営者様向けの個別経営相談会も行っておりますので、ぜひお申し込みくださいませ。
これからも、ポーターズ隊員ブログをよろしくお願いいたします！
Bｙポーターズ隊員
≪隊員メモ：HRBCのシステム構造と一部機能説明≫
新入隊員でも簡単にわかるシステム構造
簡単にHRビジネスクラウドの説明をすると、HRビジネスクラウドには大きく分けて
①求人案件
求人企業
企業の採用担当者
②求職者情報
③応募の進捗管理(マッチングさせるには、①と②の情報が両方必要)
があります。
新入隊員でも簡単にわかる便利機能
・アクティビティー：候補者やJOBに対するアクション履歴やメモを、簡単に見返せる形で記録に残すことが出来ます。
・フェーズ：候補者やJOBを、現在の状況に応じてカテゴリ分けすることが出来ます。
・帳票PDF作成：HRBCのJOBや候補者に入力された情報を、自動的にフォーマットし、PDF化することが出来ます。
(事前のフォーマットの設定が必要です)
・ダッシュボード：HRBCのどの画面にいても、一発で全体の候補者・JOBの状況を見ることが出来ます。
・CSVや自動アプリでの媒体連携：こちらをご覧ください
・カスタマイズ：HRBCの画面や項目を自由自在に設計することが出来ます。
