こんにちは。ポーターズ隊員です。

社内データ共有ポイントシリーズ①　経緯の可視化に続き、今回はデータ共有において重要な、
データの安全な管理についてご紹介いたします。

人材紹介の現場の管理者ならば、コンサルタントのパフォーマンスを管理するのはもちろんですが、

コンサルタントが取り扱うデータのセキュリティ管理は正確にできているでしょうか。
 

直接コンサルタントの生産性には関わらないと思われがちだったり、
社内でも、部署や業務によって、扱うデータの種類や連絡経路が全く変わってしまうので、
なかなかしっかりと共通の明確なルールを設けるのが難しいですね。

これを機に、社内に担当を設けて、一旦状況を見直してみるのはいかがでしょうか。
データといっても色々ありますが、今回はコンサルタントが主に扱う候補者情報と進捗状況に範囲を絞り、
共有ドキュメントと業務システムでのデータセキュリティについて比較してみました。
 

社内共有サーバーとクラウドストレージの注意点

社内共有のエクセルファイルの場合は、

• ・社外からのアクセスができないため、外出の多いコンサルタントが、共有サーバーから自分のPCへのコピーをすることがある
• ・デバイス紛失によるファイルの流出、先祖戻りなどのリスクがある

クラウド上に置いてある共有ファイルの場合は、

• ・定期的に設定の見直しが大変重要...何かの間違いでファイルが世界中に公開されていたら？
• ・過去のユーザーなどがそのまま閲覧権限を持っている場合もある

社内共有サーバーとクラウドストレージでは、データへのアクセス権限と
元の、そして最新のデータのバックアップを、誰かがしっかりと管理する事が必要になってきます。

例えば、社内共有サーバとクラウドストレージの場合、ファイル自体・又はインフラが脆弱なため、

• ・複数のコンサルタントによる同時編集が反映されない
• ・最新のファイルがどれだかわからない
• ・アクセスが多すぎてファイルが重くなったり、壊れたりする
   

という状況が発生することがあります。
それに備えて、ローカルにバックアップをとっておくことが必要です。

データの編集・ファイルの更新・バックアップの繰り返し...なんだかきりがないですね！

上記を考えると、データの管理方法が、チームの生産性にかかわっているというのが見えてきます。
 

 

クラウドシステムの柔軟性

クラウドシステムなら、安全なクラウドのインフラ上での柔軟なデータアクセスが可能です。
ポーターズのHRビジネスクラウドを例に挙げると、インターネットのある環境ならば、

• ・どこでもデータベースにログインしてデータを閲覧・編集することが可能
• ・わざわざクラウド上のデータを自分のPCへコピーする必要がない
• ・同時編集の際にファイルが重くなってしまい、画面が固まる・ファイルが壊れるということがない
• ・​バックアップファイルを作る必要がない
• ・データベースへログインできるユーザーを一目で確認できる
• ・種類の違うデータの閲覧権限や、抽出の制限もユーザ毎に管理できる

以上のメリットを踏まえると、社内共有サーバーとクラウドストレージで抱えていた問題が解決され、
データ管理にかかっていた労力も最低限に抑えられることで、チームの効率性が上がりそうですね。


今回は、社内データ共有のポイント②として、実はデータセキュリティは、
法に則った会社運営だけではなく、コンサルタントの生産性にも関わってくる、ということをご紹介いたしました。

ご自身の業務環境に置けるデータ管理方法について、一度誰かに相談したい、
という方がいらっしゃいましたら、HRビジネスクラウドをお使いの方も、
そうでない方も、ぜひポーターズにご相談ください。
皆様の人材ビジネスの業務フローをお伺いしたうえで、最適なデータの管理方法をご提案させていただきます。

それでは、次回の　社内データ共有のポイント③　もお楽しみに！

Bｙポーターズ隊員