【キューアンドエーワークス株式会社様編】

キューアンドエーワークス様は主に、コールセンターへのテクニカルサポート人材派遣、エンジニア特定派遣、オフィスワーカー派遣などの人材派遣業を中心に、
RPAソリューション(RoboRoid)のご提供などもされている会社様です。

 
坂原様はキューアンドエーワークス様にご入社後、マーケティンググループでの採用広告、採用戦略の立案実行、
BPO(business process outsourcing)事業部の立ち上げ など派遣事業に関わり、現在はRPA事業のソリューションに携わっていらっしゃいます。

 
以前、坂原様にHRBCのご導入事例のインタビューをさせていただいた際の記事はこちらです!!
 
キューアンドエーワークス様は2016年にHRBCをご導入されました。
HRBCのご導入前は人材派遣パッケージシステムをご利用されていましたが、
管理側主導で導入されたシステムであったため、主にフロント側で以下のような課題があがっていました
 
【おもな課題】
・最新のステータスや状況がわからない
・担当者が属人的に管理
・条件交渉や管理が担当者レベルに帰属
・潜在的な人的ミスオペレーション(抜け漏れ)
・各個人レベルで管理ツールが存在
・実際のKPIが取れない、または不整合

 

キューアンドエーワークス様では、フロントスタッフの方全員で1年以上かけて派遣業務フロー設計、構築を行いました。

より良い仕事の仕方とは何かを考え、人が行うべき仕事を明確化し、それ以外の業務はテクノロジー支援で解決できるよう
理想的な運用方法の再定義を行いました。
その際、通常の業務フローの他にも、例えばマッチングができなかった人材情報、
スタッフ派遣に至らなかった案件情報も含めて網羅的かつ適切に管理できるよう例外ケースを想定したり、
他社にスピードで負けないためにどうすればいいかなどについても考えられたそうです。

~HRBCと連携システムの全体像~



理想的な運用を継続するために、RPA・APIなどを活用し、HRBCと自社開発含む複数のシステムを自動連携された結果、
以下のような効果がもたらされました。(本当に様々なことを実現されているので一部を抜粋させていただいています)
 
1)応募者対応のスピードアップと効率化
 
求人サイトとHRBCのRPA連携により、応募登録率が25%→65%に向上しました。
 
 求人サイトへのエントリー者に営業時間に関係なく自動でご案内メールができるようになったことで
 スピード対応が実現し、登録率が向上しました。さらにエントリー情報は自動でHRBCに登録されます!
 
面談予約システム(MyTreasure)とHRBCのAPI連携により面談予約自動化を実現しました。

 システム上での面談枠を設けたカレンダー管理、面談予約時に人を介する必要がなくなりました。

 自動化によりミスや取りこぼしもなくなり、さらに予約情報は自動でHRBCに登録されるようになっています!
 
 ★★上記のとおり、エントリーから面談実施までの手続きを完全自動化しました★★
 
 
2)バックシステムへの連携効率化
 
バックシステムとHRBCのRPA連携により、登録完了者を自動で情報連携できるようになりました。
 
 
3)情報定期メンテナンスの実施
 
RPAが常に監視・アラート・更新し定期メンテナンスすることにより
 「人材情報のマッチング期限通知」「求人情報の引当期限通知」「期限切れ求人情報の停止」自動化を実現しました。


 期限切れ通知は各担当に自動で送られるため、重要だけれども「人」が忘れがちな業務が滞ることがないよう、
 「人」に行動を促します。
人材や案件の情報が常にアップデートされ、最新の状態を保てるようになりました。
 
 
4)スタッフの更新確認や情報収集もチャットシステムで自動化
 
◎チャットシステム(C-CHAT)とHRBCのAPI連携により更新対象者への更新確認をチャット上で自動化しました。

 更新するか迷っている、または返信がない更新対象者の対応優先順位を高く設定し、優先的に個別フォローしています。
 
◎その他の情報収集スピードもUP
  ・顔写真や職歴情報の収集にもチャットを活用
  ・チャット上でのやりとりは複数シナリオを設定し自動化
  ・収集した情報はHRBCに自動で取り込み

5) その他
にも以下のとおり様々なことを自動化されています。

◎請求書発行漏れチェック

◎営業経費申請とりまとめ
◎営業実績集計
◎メルマガ配信設定
◎契約更新確認
◎見積書PDF発行
◎社会保険喪失申請・・・等々


 


坂原様、お忙しい中詳細なスライド資料をご準備いただき本当にありがとうございました


内容は人材派遣会社様、紹介会社様に関わらず参加者の方に大変好評で、
「自社でRPAを導入しているがまだまだ自動化できる業務があると思いました」
「RPAの導入を検討しており大変参考になりました」
などたくさんのお声を頂戴しました!!

 
また、キューアンドエーワークス様は人材会社様向けのRPA導入支援サービスを行っていらっしゃいますので
ご興味がある方がいらっしゃいましたらお客様支援課までお問合せ下さいませ。
 
さて、交流会開催レポートはまだまだ続きます。。
次回はポーターズ西森 Presents KPIシートのご紹介です!また後日アップさせていただきます。