ポーターズカスタマーサクセスチームです。
本日は、PORTERSをご利用いただいているお客様向けに
HRBC 番外編「職業紹介事業報告書」に必要な情報をレポート機能を使って抽出する方法 Part2をご案内します！
※2022年4月年以前にPORTERSの利用開始されたお客様が対象となります。利用開始時期により、設定済みの環境もございます。
※尚、「⑦求人_収入状況(届け出制）手数料」は2023年1月中旬に追加したレポート設定となります。PORTERS上からデータと抽出されたいお客様は、新規設定が必要となります。ご不明な場合は担当営業、またはカスタマーサクセスチーム（03-432-9829）までご連絡ください。
PORTERSヘ求人・求職者、選考プロセス情報を入力することで、報告に必要なデータが7種類のレポートから取り出すことが出来ます。
年に1回の作業にはなりますが、簡単にデータを取り出せれば普段の業務に支障もなく、効率化が図れます！
本日は、前回Part1でご紹介した①～⑦のうち、Part2 ①～③のレポート設定方法をご案内いたします。
・Part1では職業紹介事業報告書の概要とレポート7種類（①～⑦）のご案内
・Part2では①～③のレポート設定方法
・Part3では④～⑦のレポート設定方法
PORTERSの画面を開き、実際にレポート設定をお試しください！！
■それでは、PORTERS上の対象項目とレポート設定①～③をご案内します。
まず、ご利用中のPORTERS環境に「取扱業務等の区分」の設定が無い場合は、選択肢型で「取扱業務等の区分」を作成し、PORTERS上へ実装することをお奨めします。
下記案内は、この「取扱業務等の区分」が設定されていること、毎年3月31日にデータを抽出することが前提となります。
「取扱業務等の区分」の選択肢マスタの作成ができましたら、JOB及びレジュメの画面に下記のように設定をします。
※選択肢マスタの設定方法はこちら
※JOB階層「求人管理簿用」はドロップダウン・レジュメ階層「求職管理簿用」はチェックボックス型で項目新規作成
※注釈に「事業報告書」集計用と記載すると入力時の目安になります。
＜JOB階層＞
＜レジュメ階層＞
これでレポート作成する準備が整いました。
次にレポート設定のご案内になります。
■レポート設定のご案内
①「有効求人数」集計用設定をレポートに新規追加する ※３月末日時点であることがポイント
→３月末日時点でOpenの求人の募集人数の合計を記載する
→採用予定人数とは最初に受注した人数を記載
→変更がある場合は別途新規項目作成し、管理することをお勧めします
例：現在の採用予定人数、等
→JOB階層のフェーズがOpenのデータを検索し、職種別に集計する
※分類方法は「「取扱業務等の区分」について」参照）
レポート名：①求人_有効求人数 ※3月末時点で集計
抽出条件：フェーズが「open」、最新フラグ
PORTERS上での必要な項目
※No.6:新規カスタマイズ項目
※CSVファイル取得後に、「取扱業務等の区分」毎にピボットテーブルなどで集計する
■レポート設定方法
レポート設定＞フォルダ追加「事業報告書」＞レポート追加 レポート名称「①求人_有効求人数 ※3月末時点で集計」で次へをクリック。
データソースは「JOB」を選択、次へ＞フィールドは上記項目を右側の「選択フィールド候補」からドロップ＆ドラッグで左側へ移動
採用予定人数と、現在の採用予定人数を抽出するよう設定しますが、採用予定人数に変更が無い場合は現在の採用予定人数は不要です。参考までに両方出しております。
・抽出条件は条件追加＞フェーズ（JOBフェーズ履歴）、最新フラグ（JOBフェーズ履歴）を選択
・フェーズは鉛筆ボタンから「OPEN」を選択
・最新フラグは「最新フェーズのみ」を選択し、実行をクリック
レポート画面の「日本語（Windows）でCSVダウンロード」をクリックし、CSVを取り出し職種ごとの求人数を集計して下さい。
以上で①のレポート設定完了となります。
次に
②求人数（常用求人数、臨時求人延数、日雇求人延数）集計用のレポート設定を新規追加する
→対象期間中の求人募集人数の合計を記載する
→レポート機能で出力し、対象期間内でOpenであったJOBの募集人数の合計を集計する（フ
ェーズ、フェーズ日付、雇用期間、職種）
※分類方法は「「取扱業務等の区分」について」参照）
レポート名：②求人_求人数（常用求人数、臨時求人延数、日雇求人延数）
抽出条件：フェーズが「open」or「close」
フェーズ日付：該当年の4月から翌年の3月 ※例）2022/4/1～2023/3/31
※No.6:新規カスタマイズ項目
※CSVファイル取得後にそれぞれ計算する
常用：４ヶ月以上の期間を定めて雇用される又は期間の定めなく雇用されるもの
臨時：１ヶ月以上４ヶ月未満の期間を定めて雇用されるもの
日雇：１ヶ月未満の期間を定めて雇用されるもの
延数＝雇用期間（実働日数ではなく）×人数
例）雇用期間4/1～5/31で求人数３人の場合は、61×3=183人日と臨時求人延数に記載
レポート設定＞フォルダ追加「事業報告書」＞レポート追加 レポート名称「②求人_求人数（常用求人数、臨時求人延数、日雇求人延数）」で次へをクリック
データソースは「JOB」を選択、次へ＞フィールドは上記項目を右側の「選択フィールド候補」からドロップ＆ドラッグで左側へ移動
・抽出条件は条件追加＞フェーズ（JOBフェーズ履歴）、フェーズ日付（JOBフェーズ履歴）を選択
・フェーズは「次の文字列を含む(or)」、鉛筆ボタンから「open」「close」を選択
・フェーズ日付は「固定値入力」にし、対象年月日(例:2021/04/01～2022/03/01)を設定し、実行をクリック
※フェーズ日付は毎年変更が必要
レポート画面の「日本語（Windows）でCSVダウンロード」をクリックし、CSVを取り出しJOBの職種ごとの募集人数を集計して下さい。
以上で②のレポート設定完了となります。
次に
③「有効求職者数」集計用のレポート設定を新規追加する※3月末時点であることがポイント
→３月末日時点で「エントリー」「コンタクト」「面談設定済」「open」の求職者数の合計を記載する
レポート名：③求職_有効求職者数 ※3月末時点で集計
抽出条件：フェーズが「エントリー」「コンタクト」「面談設定済み」「open」、最新フラグ
※No.5:新規カスタマイズ項目
※CSVファイル取得後に、「取扱業務等の区分」毎にピボットテーブルなどで集計する
レポート設定＞フォルダ追加「事業報告書」＞レポート追加 レポート名称「求職_有効求職者数 ※3月末時点で集計」で次へをクリック
データソースは「レジュメ」を選択、次へ＞フィールドは上記項目を右側の「選択フィールド候補」からドロップ＆ドラッグで左側へ移動
・抽出条件は条件追加＞フェーズ（レジュメフェーズ履歴）、最新フラグ（レジュメフェーズ履歴）を選択
・フェーズは「次の文字列を含む(or)」、鉛筆ボタンから「エントリー」「コンタクト」「面接設定済」「open」を選択
・最新フラグは「最新フェーズのみ」を選択し、次へをクリック
レポート画面の「日本語（Windows）でCSVダウンロード」をクリックし、CSVを取り出し3月末時点での取扱業務等の区分（＝希望職種）ごとの求職者人数を集計して下さい。
＜注意＞：3/31にレポート抽出を前提としていますが、仮にレポート抽出日が4/5だったとします。3/31にエントリー⇒4/1にOPENとなっているデータは4/1のデータが最新として出てきますが、3/31に既にエントリーしているので対象人数となります。よって、4/1以降にエントリー～OPENの求職者は基本除外となりますが、4/1～レポート抽出日の間に、コンタクト～OPENとなっている求職者のデータは、PORTERS上のフェーズ履歴を念の為、確認することをお勧めします。
以上で③のレポート設定完了となります。
Part2の内容は以上になります。
PORTERSのヘルプページにもこれまでご案内した内容を記載しておりますので、お困りのことがあればヘルプページをご参照、または支援課までご連絡ください。
ヘルプページ：https://hrbc-support.porters.jp/hc/ja
お客様支援課：shienka@porters.jp
次回は「Part3 ④～⑦のレポート設定方法」をご案内します！
