株式会社就活キャリアの導入事例

株式会社就活キャリア

PORTERSとRPAの導入でより効率化・高品質化へ

「コンサルタントの業務量・内容・数字など把握できるようになり、メール送信機能で候補者へ選考状況や結果の連絡もスムーズに行えるようになりました。PORTERS Agent（以下PORTERS）に加えRPAを導入したことで、候補者対応のスピードと品質がさらに向上しました。」
株式会社就活キャリア　中島氏

クラウドシステムなのでどこでも使える

コンサルタントの業務量・内容・数字などを把握できる

業務効率を上げ、ミスを防ぐ機能が多数

場所を選ばない働き方に合ったシステム

人材紹介事業を2名で運営していた時期に、事業拡大を目指してシステム導入を決めた株式会社就活キャリア。現在は全国に3つの拠点を構えるなど、着実に成長を遂げている。そんな同社では、さらなる業務効率化・高品質化のためにPORTERSに加えRPAを導入し、独自の工夫をして業務効率化やミス防止につなげている。詳細を中島氏に聞いた。

――まず御社の人材紹介事業について教えてください。

　弊社は新卒に特化した人材紹介を行っています。2002年に事業開始し、2013年に現在の社名に変更しました。サービスの特徴として、クライアントは大企業よりも、全体の99％と言われる中小企業を中心に、あらゆる業種に対応しています。一方の候補者は、ＭＡＲＣＨなどいわゆる上位校ではない方が主な対象です。拠点は東京、大阪、仙台の3ヵ所。CAが5名、営業担当が1名、アシスタントが2名の合計8名で、事業を運営しています。

――新型コロナの影響は、事業にどのように表れていますか？

　求人は微減で推移しています。逆に登録者は前年比160％増で、面談実施数は120～130％に増えています。

――それではシステムの利用状況についてお聞かせください。システムはいつ、どのようなきっかけで導入されたのでしょう？

　私が弊社に入社したのが3年前です。当時、人材紹介事業に専属で携わっていたのは2名だけで、売り上げ規模も大きくありません。また、「どういった会社にジョブ打診したか」「どこを経由して候補者から応募が来たか」なども、コンサルタントが属人的に管理していました。事業拡大のためには、業務プロセスの可視化、ステータスの把握、求人・求職者の一元管理などが必要だと考え、システムを導入したのです。最初は親会社が使っているシステムをアドオンで開発し、求人や求職者の管理をしていました。

――そこからPORTERSに切り替えたのは、どういった理由だったのですか？

　私が前職の紹介会社でPORTERSを使っており、機能や操作性を便利だと感じていたのがひとつ。もうひとつは、最初にアドオン開発した元となるシステムは人材紹介業に特化したシステムではなかったので、例えばJOB打診数、書類推薦数などの中間KPIを計測することができず、ボトルネックの把握がしづらい点を解消したいというのが大きかったですね。
また、弊社はコロナ以前から、リモートワークの推奨や外部パートナーとの連携を視野に入れていました。PORTERSはクラウドシステムなので、場所を選ばずに使えることが、弊社に合っていると感じたからです。

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マネージャー、現場それぞれのメリット

――導入後、どのような効果があったかお聞かせください。

　マネージャーの立場からすると、各コンサルタントの業務量や、どの候補者にどんな求人を紹介しているかなど、現場に任せていたことが可視化でき、業務改善につながりやすくなりました。求人や求職者の情報が、第三者が見てもわかりやすく管理されていることも便利です。
　現場のコンサルタントからも、複数の求人の一括打診や、メール送信機能で候補者へ選考状況や結果をスムーズに連絡できるようになり、業務効率が上がったと聞いています。メール送信機能は、主に候補者への連絡用として使っているのですが、連絡漏れも非常に少なくなりました。フェーズごとに約40種類のテンプレートを作って運用しているので、経験の浅い新人でも、ベテランと同じように候補者への連絡ができています。

――ほかによく使っている機能があれば教えてください。

　ダッシュボード機能をよく利用しています。メンバーの数字の動きが一目でわかるので、出社したらまず確認するようにしています。ほかには、売上機能で月次の売り上げを計算し、業績管理の一次データにしています。そのデータをもとに、請求書発行なども行っています。またPORTERSに加えてRPAも導入し、業務効率化を行っています。

抜け漏れの防止が紹介プロセスを円滑に

――RPAの導入で、どのような業務を自動化し、効率化につなげているのか、具体的にお聞かせください。

　一つ目は、応募があった学生のデータを、PORTERSにアップする業務です。弊社は候補者獲得のため、就職サイトとスカウトサイトにエージェント登録しています。これまでは日々媒体にログインして、学生のデータをダウンロードし、必要があれば加工してPORTERSにアップしていました。作業自体は難しくなく、慣れれば5分もかかりませんが、毎日となると大きな工数になります。また、ほかに急な業務やトラブルが発生すると、対応のために作業を後回しにしたり、忘れたりしてしまい、応募から次のフェーズに進むことができません。そこで、応募があった学生のデータを管理システムから抽出し、PORTERSにインポートするプロセスを自動化したのです。工数の削減もそうですが、抜け漏れがなくなって、品質の担保ができるようになりました。

――もう一つはどのような業務を自動化しているのですか？

　二つ目は面談や選考の前日に行う、「前日確認リスト」の自動生成と担当者への送付です。指定した条件をもとに、RPAが対象となる学生のリストをダウンロードし、CSVで担当コンサルタントに送っています。担当者はそのリストをもとに、確認の電話やメールを行うのです。リストには対象となる求職者名のほか、紹介先企業、何次選考、選考プロセスの日付・時間が表示されます。PORTERSを開かなくても、誰に連絡をすればいいのか、どんな状況か一目で確認でき、業務効率化しています。

――PORTERSの運用をコンサルタントに浸透させるために、工夫やルール設定などはしていますか？

　新人が入社した際、PORTERSの使い方ありきで教育をしています。弊社独自で専用の操作マニュアルも作っています。また、弊社はそれほど大きな組織ではなく、全員に目が行き届くので、何かあれば私や管理職が適宜教えるようにしていますね。

――ありがとうございました。最後に今後の展望についてお聞かせください。

　今後も新卒を中心とした若年層の人材紹介に注力していきたいと考えています。地方都市では若年層の人手不足は大きな社会問題であり、長期的には都市が消滅してしまう可能性もあります。コロナ禍をきっかけに、複業やリモートワーク、ワーケーションなど新しい働き方も徐々に浸透してきました。その中で就活キャリアは、多様な価値観・働き方を提案できる会社を目指します。47都道府県すべてに同志がおり、地元企業様や求職者様の細かいニーズに応えて、就業支援できる体制を目指していきたいです。