株式会社ヘイフィールドの導入事例

株式会社ヘイフィールド

PORTERSを介した顧客データの活用が事業成長のキーポイントに。さらに外部連携機能でLINE登録率29％→75％に向上！

不動産業界や建設業界を中心とした人材サービスを提供する株式会社ヘイフィールド。事業拡大に伴い、スプレッドシートでの管理を脱却するためにPORTERS Agentを導入。さらにMAツールのKUZENとも連携したことで、顧客獲得率がアップしたという。今回はそんな同社の小林氏と小池氏に活用方法や導入効果について聞いた。

ほしい項目を貪欲に増やし充実の管理システムに

――最初に、御社の事業内容をお聞かせください。

小林氏：ヘイフィールドは、不動産業界と建設業界を中心とした人材支援事業を展開しています。主なサービスは、不動産業界専門の人材紹介サービス「宅建Jobエージェント」、不動産業界の求人情報サイト「不動産ジョブ」、建設業界専門の人材紹介サービス「建設ワークキャリア」です。今年の9月には、不動産業界に特化した人材派遣サービス「宅建Jobスタッフィング」が加わりました。現在、約80人の従業員で各サービスを運営しています。おかげさまで、「宅建Jobエージェント」は不動産業界専門の転職支援サービスにおける利用者数、転職支援実績において、2024年6月度のナンバーワン*となりました。

*2024年6月期_指定領域における市場調査（日本マーケティングリサーチ機構）

――御社がPORTERS Agentを導入したきっかけを教えてください。

小林氏：PORTERS Agent導入前は、スプレッドシートや幅広い業界向けの業務管理クラウドサービスを使っていました。ですが、今後の事業拡大を考えたときに「このままでは対応できないだろう」と判断し、PORTERS Agentを導入したと聞いています。私が入社した4年前にはすでに導入済みでしたので、先輩社員に導入時の話を聞いたところ、初期はうまく使いこなせておらず、本当にシンプルな使い方をしていたそうですが、「もっとこうしたい」「こういう項目も入れたい」という希望を貪欲にきちんとPORTERS Agent上に反映し続けてきたので、現在はかなり充実してきたと思います。

PORTERS上での情報整理と共有の徹底が事業の急成長を支える

――導入時から今日まで、利用する従業員のPORTERS Agentに対する意識やニーズに変化はありましたか？

小林氏：会社の成長とCA（キャリアアドバイザー）・RA（リクルーティングアドバイザー）の増員にともない、PORTERS Agentの利便性はますます高まりました。私が入社した当時はメンバーが10人ほどでしたので、事細かに情報共有をしなくても、各担当者の頭の中に情報があれば業務が成り立っていました。ところが、徐々に人が増えていくと、各自の頭の中にある情報をデータベースで共有する必要性に迫られるようになり、皆が積極的に情報整理と共有を実施するようになりました。

――特にどのような項目が個々人の管理では難しくなったのでしょうか。

小林氏：定量的な項目はもちろんですが、企業の選考ポイントや求める人物像、クレーム対応履歴、お客様とのやりとり履歴など、定性的な部分は特に、情報整理と共有の必要性を感じるようになっていきました。

――情報整理と共有により、どのような成果がありましたか？

小林氏：過去の対応履歴を共有していることで、これまでアプローチしていなかった企業への求職者推薦がしやすくなったという声は多いです。対応履歴の蓄積は営業担当者の役に立ち、現在の急成長フェーズにつながっていると思います。

　当社には、大手人材紹介会社から転職してきたメンバーが複数いますが、みな入社時に「情報整理と共有ができている」と驚きます。

――対応履歴以外ではどのような情報を蓄積されているのでしょうか。

小林氏：求職者の前職と年収をはじめ、どういう経歴でどういう人柄の求職者がどのような企業に決まったかなどの情報も蓄積しています。「どのような企業」については、経験者しか採用しないと思っていた企業が未経験を採用した実績があったとか、好まれる性格とか、求められるマインドなども記録します。

――それだけ詳細であれば、担当者が入れ替わる際の引き継ぎもスムーズになりそうです。

小林氏：たしかに引き継ぎに役立っています。ですが、今のところは引き継ぎ要素よりも、どちらかというと共有面で役立つことが多いです。お客様に満足いただくためには、お客様をよく理解することが大切です。誰かの頭の中でだけ情報を保有するのではなく全員で共有することで、誰もが幅広くお客様を理解できるようになります。

小池氏：蓄積された情報は、人材紹介や派遣事業に活かすだけでなく、当社のオウンドメディア「宅建Jobマガジン」の記事情報としても活用しています。

PORTERS Agentのデータ基盤を活かしてKUZENと連携しLINEの登録率が29％→75％に向上

――御社はPORTERS AgentとKUZEN（クウゼン／LINE公式アカウントのマーケティングツール）を連携していると聞きました。

小林氏：はい。以前はLINEを公式アカウントで運用していましたが、担当者のタグ付けや顧客データなどを整理する工数がかなりかかっていました。既読への対応漏れも多くなり、顧客の掘り起こしもまったくできていない状態でしたので、業務効率化を目的としてKUZENを導入しました。

――導入の成果はありましたか？

小林氏：はい。PORTERSとKUZENを連携したことでLINE登録率は29％から75％に向上しました。また、PORTERSからボタン1つでLINEのチャットルームに飛べるようになったので、業務効率の向上にもつながりました。

――連携にあたり、大変だったことは何でしょうか。

小林氏：導入時にサポートいただいたおかげで、操作面ではそんなに大変ではありませんでした。PORTERS Agentは連携力の強さが導入した理由の1つですが、こだわって正解だったと思います。

要望を伝えて数カ月後には新機能が誕生するスピード感も使い続ける理由のひとつ

――御社ならではのPORTERS Agentの使い方があれば教えてください。

小林氏：当社ならではかどうかは分かりませんが、最近、再登録者のレジュメの重複を処理しました。再登録の際、今までは同じ人のレジュメが2つ作られてしまい、それを手動で統合していたので、その工数がかかっていました。そこで、再登録時に同じ電話番号がPORTERS Agent内にあれば、その人のレジュメは新しく作らずに自動で統合されるようにして工数を削減しました。他には、絞り込みのフラグはかなり積極的に増やしているほうだと思います。

――弊社の担当から、御社は使えそうな機能をご提案すると、すぐに実装して活用くださるスピード感が素晴らしいと聞いています。弊社担当からの提案で導入したものはありますか？

小林氏：クレーム対応履歴の欄はアドバイスをいただいて入れました。また、メニューの表示のさせ方を変えると見やすくなるというアドバイスもいただき、実際に変更しました。他に、スマート帳票、KUZEN導入に向けてPORTERS AgentからレジュメIDと個人連絡先IDをKUZEN側に渡す時の処理方法も導入サポートの方に教わりながら実装しました。

――御社にとって、PORTERS Agentはどんな存在でしょうか。

小林氏：基幹システムであり、そのデータは財産です。CAもRAも、日中ずっとPORTERS Agentは開きっぱなしで、ないと仕事にならない存在になっています。

小池氏：マーケティングにも役立っています。蓄積されているデータを使って広告の訴求テーマなどを考えるので、創業時からのデータがあるのはありがたいです。

――最後に、PORTERS Agent導入を検討中の企業へメッセージをお願いします。

小林氏：階層の分かれ方やフェーズ管理が人材業界向けになっているので、データ分析や履歴確認の操作がしやすいです。また、担当者が当方の要望をきちんと聞いて対応してくれます。要望を伝えると、数カ月後にはその機能が実装されたこともありました。利用者の声で新機能をどんどん増やしてくださるので、今後も期待しています。