週4～5日、200件ずつの手作業を自動化
人材ビジネスにおいて、候補者のデータ分析や集計、業務効率化ができるツールは、大きなメリットをもたらす。HRBCの導入によってこれらを実現し、業務改善につながったという事例を、薬剤師に特化した人材ビジネスを行うアプロ・ドットコムの石川氏に語っていただいた。また、MA（マーケティングオートメーション）ツールとHRBCのAPI連携や、それがもたらす効果についても聞いた。
――御社は薬剤師に特化した人材ビジネスを展開しています。どのような強みや特徴があるのか教えてください。
弊社は1998年の創業以来、20年間に渡って、薬剤師専門の人材ビジネスを行ってきました。業界の中で、それなりに歴史があると自負しています。紹介できる求人の幅も広く、人材紹介・人材派遣・パートスタッフのほか、1日単位の単発案件の紹介もしています。
――業務のなかでHRBCを利用いただいておりますが、どういった経緯で導入されたのですか。
これまではポーターズ社のプロ・エージェントを、基幹データベースとして5年以上使っていました。ただ課題として、項目や値の保持の仕方を自由に設定したかったのですが、思うようにカスタマイズできませんでした。また、求職者情報をCSVでダウンロードするとき、200件ずつしかできません。そのため、求職者にメールを一斉送信するときは、まずCSVデータを200件ずつすべてダウンロード。それを結合ソフトでつなぎ合わせ、リードを作成し、メール配信システムにアップする……という作業が必要でした。それを週に4～5回行っていたため、手間もかかりますし、ダウンロード漏れも発生することがありました。ダウンロードできる項目も任意のものだけでなく、すべて自動選択されるので、データが重くなることも。そこで、2017年3月にHRBCを導入したのです。
――どのような機能が決め手になったのでしょう。
求職者情報のなかから、指定した項目のみダウンロードできることが便利でした。また、MAやデータ分析を本格的に行っていこうと考えたとき、項目や値の保持の仕方を自由に変更できることも大きかったですね。
データの一元管理により集積や分析が可能に
――実際に導入されて、特に便利だと感じている機能を教えてください。
データ集計や分析です。HRBCでは“求人の問い合わせをした方”“直近1カ月”など指定した条件で求職者データを落とすことができます。また、その方のフェーズや担当者も自由に紐づけられるのが便利ですね。データの一元管理ができるのもありがたいです。これまではプロ・エージェントとExcelに求職者の情報を入力し、別々に管理していたため、データが蓄積していきませんでした。HRBCではそれが解消され、データを活用できています。
データメンテナンスも効率的になりました。プロ・エージェントでは、ジョブのデータ修正が大量に発生した際、アクティビティ画面から一件ずつ対応する必要がありました。HRBCでは、Excel上でジョブのデータを修正し、CSVインポートすれば一度に反映されるので、効率的ですし、抜け漏れもなくなりましたね。
――HRBCのレポート機能は活用されていますか。
はい、よく使っています。2018年1月から法律が変わり、自社から無期雇用で人材紹介をした方に、2年間は転職勧奨をすることができなくなりました。メールで案件紹介をすることもできません。そのため、レポート機能でダウンロードしたデータから、該当する方を除き、メール送信するようにしています。
――御社はMAツール・マルケトも活用し、HRBCとAPI連携されています。マルケトはどのような使い方をされているのでしょう。
大きく2つです。一つ目は求職者の掘り起こし活動の効率化。以前は登録者一人ひとりに架電していましたが、数百件かけて一人掘り起こせるかどうかという、とても非効率な世界でした。そこで、「1週間以内に求人検索をした人を絞り込む」等をして、ホットな求職者リストを作成しています。成果として昨年度、掘り起しの目標値を上回りしました。二つ目は求職者のリード育成です。求人情報や転職ノウハウ、派遣スタッフの時給の交渉や円満退社の仕方など、求職者が欲しい情報を提供することで、リードナーチャリング（見込み顧客の育成）をしています。
他社システムとのAPI連携によるメリット
――CSVファイルでデータ連携する方法もありますが、APIによる自動連携とはどのような違いがありますか。
マルケトにはメールを自動送付する機能があります。例えば、求人詳細を2件見て離脱した方へ、24時間後に自動でメールを送ることができます。しかし、CSV連携ではHRBCで更新された求職者のステータスがMAツールに反映されるまでにタイムラグが生じてしまいます。タイムラグが少なくステータスが紐づかないと、既に営業が対応中の方など、送るべきではない方にも送信してしまうことがあります。またCSVダウンロード・アップロードは手動で行うため、作業中にミスが発生する可能性もあります。
データを自動連携することで、安心してツールを使えますし、できる施策の幅も広がります。
――HRBCへ、今後の要望がありましたらお願いします。
一点目は氏名検索です。求職者データで、姓と名の間に、スペースがある方とない方が混在しています。すると検索したとき、姓と名の間にスペースを入れないとヒットしないことがあります。二点目はレジュメ一覧を閲覧しているとき、求職者リストが並んでいますが、ブラウザの「戻る」を押すとTOP画面に遷移してしまうこと。三点目は、弊社は１つの求人に対して、正社員、パート、派遣、異なる条件で3つジョブをアップしているのですが、それぞれのジョブを一括修正できると便利です。例えば、科目に「小児科」を追加したいとき、現状は正社員、パート、派遣にそれぞれ追加する必要があります。この3つが属する親カテゴリなどの概念があり、そこに追加すれば、一括修正できると便利ですね。
――ありがとうございました。では最後に、今後のビジネス展開について教えてください。
弊社には「お客様のより明るい未来を実現する」という使命があります。より薬局の現場に目線を置いて、サービス改善していきます。つきまして、弊社では社員募集を行っています。詳細をご覧いただき、興味をお持ちの方はぜひご連絡ください。
株式会社アプロ・ドットコム
https://apuro-consulting.jp/recruit/
※社員募集は株式会社アプロコンサルティング様にて実施
お問合せは上記URLリンクのご連絡先にお願い致します。
■募集職種
WEBマーケティング担当（未経験OK）
■業務内容
インターネット上での求職者開拓全般をお任せします。マーケティング経験や、人材・医療系での業務経験は不問です。イチからWEBマーケティングやMAの知識・スキルを習得できます。
■研修・教育
2～3カ月の研修があるので、未経験の方もご安心ください。研修終了後は、早い段階で実務に携わっていただくので、学んだことをすぐに業務で活かせる環境が整っています。また社員向けに、マーケティングやライティング関連の教材を一式用意していますので、本気で学ぶ気がある方は、必ず成長できます。
■インセンティブあり
バックオフィス業務ですが、明確なインセンティブ制度を用意しています。年収とは別に、最大で年間200万円のインセンティブを狙うことができます。
