コスト面も製品力も優れたシステム
外国人に特化した人材ビジネスを行っているグローバルパワー。入管法に精通したコンサルタントたちが、企業のニーズに合わせたアドバイスまで行っているのが特徴だ。そんな同社は、求職者データの管理を、自社システムからPORTERSに切り替えた。どのような経緯で導入し、どんな成果が出ているのか。同社の利重氏に聞いた。
――まず御社の事業概要を教えてください。
日本在住で日本語が堪能な外国人に特化し、人材紹介・人材派遣を行っています。領域は主にオフィス系と接客販売。特徴として、社員全員が、入管法のプロである申請取次行政書士から毎月2時間の研修を受けています。外国人が在留資格を得るためには、「人」と「仕事内容」の両方で許可が下りないといけません。入管法を理解していないと、在留資格が得られず、就労が遅れたり、できなくなってしまったりすることも。弊社では、入管法に精通したコンサルタントたちが、企業に対して適切なアドバイスも行っています。
――PORTERSを導入する前には、どのような課題がありましたか。
求職者情報の管理を、最初はExcel、次にFileMakerで行っていました。その後は自社サイトNINJAで管理するように。NINJAは元々集客のために開発しましたが、求職者のデータベースの検索ができるよう、管理機能も付けました。ただバグも多く、検索も弱い。足りない機能も多々あったため、専用システムを導入しようと考えたのです。
――PORTERSを選んだのはどういった理由だったのでしょう。
ポーターズ社の営業担当に話を聞くと、PORTERSはかゆいところに手が届く仕組みで、コスト感もよいと感じました。またポーターズ社は、人材業界に特化したシステムを長年提供し、1500社以上の導入実績もあります。選ばれるということは、やはり製品力が優れているのだろうなと。開発やサポート体制も組織化されているので、製品も常に進化し続け、法改正などへの対応も問題ないだろうと思い決めました。
一日かかっていた作業が1時間に
――PORTERSの導入によって、それまでの課題は解決しましたか。
はい。NINJAでも求職者データの登録や管理、求人作成などは行えたのですが、検索機能が強くありませんでした。そのため、せっかく優秀な人材が多数登録しているのに、探すのが難しかったのです。PORTERSでは検索はもちろん、マッチングも行えます。
カスタマイズ性の高さも便利だと感じています。弊社の登録者は外国人が中心なので、在留資格や期限など抑えるべきことがあります。システムに詳しくなくても、項目を自由に追加できることが便利ですね。
――導入後、具体的にどのような成果が出ましたか。
大きく業務効率が上がりました。これまで応募者対応は、コンサルタントがメールで行っていました。求職者がどの求人に応募したかを手動で検索し一つひとつ対応していたのです。多い人は一日かかっていたことも。PORTERSを導入した後は、定型文を送るだけなので、1時間程度に短縮されました。
――一日かかっていた作業が一時間とは、かなり短縮されましたね。
はい。月末にいろいろな数字を集計するのですが、やはり一日かかることもあったのが、PORTERSのレポート機能で1～2時間に短縮できました。CAであれば、「誰が何人の求職者を推薦したか」。RAは、「商談が何件あり、何人を推薦したか」。私はWEB系の管理をしているので、「新規登録者は何人で、そのうちNINJA経由は何人か、何でNINJAを知ったか」。マネージャーは、「求人ごとの応募者数は」「コンサルタントごとの推薦数は」など、ポジションや立場によって確認する指標が異なりますが、すべてPORTERSで集計・確認できています。
弊社は派遣社員を除くと20名規模の企業です。私も社長もマネージャーも、プレイヤーとして自ら集計などの作業をしています。また私自身、二人目の子どもを出産し、残業ができないこともあったため、人間にしかできない業務以外はシステム化しようと考えており、PORTERSの導入によってそれが実現できました。
システムは会社立ち上げの段階から導入すべき
――そのほかに、便利だと感じていることがあれば教えてください。
データを一元管理できるようになったことです。以前は、求人獲得からマッチング、スカウトまではNINJAで、書類推薦以降の進捗管理はExcelで。新規営業アプローチから求人獲得まではまた別の仕組みを使って管理していました。いろいろな場所に情報があるため、管理も確認も共有も大変でした。PORTERS導入後は、人材紹介の特有のプロセスから請求まで一つにまとめられるようになり、業務効率化に繋がりました。
また、営業現場でクライアントから「この資格を持っている人は何人いる？」「中国語と英語と日本語ができて営業経験がある人材のリストを出して」などと言われることがあります。NINJAの管理画面ではリスト化ができませんでしたので、これまでは該当のする人を探し、データを一人分ずつExcelにコピペをしていました。それが、PORTERSではボタン１つで抽出、リスト化できるようになり、クライアントが採用したい人材の人物像をよりイメージしやすい状態で伝えられるようになりました。人材紹介の請求書もPORTERSからボタン一つで発行できます。
一番助かっているのは、誰がいつ何をしたか、という選考プロセスがすべて分かることです。Excelでは結果だけしか分からないので、この機能は衝撃的でしたね。
――今後、システムの導入を検討している企業にアドバイスをお願いします。
これまでExcel、FileMaker、NINJA、PORTERSでデータ管理を行ってきたのですが、切り替えを行い、データ移行をする際にいつも膨大な時間を費やし、問題も発生していました。システム上、データがうまく移行できないとなると「それまでのデータを引き継がない」という選択肢になるため、過去のデータは実質捨てることになります。結局、これまでのデータは、コンサルタントの頭のなかや個人メールのなかだけに残る、という状況になってしまうのです。最初からPORTERSを導入していれば、すべてのデータが残っていました。
多くの人材会社は、「システムは組織が大きくなったら導入しよう」と考えているのではないでしょうか。それだと、データが増えれば移行が大変になりますし、辞めた人の分は残りません。コンサルタントのスキルの標準化もできない。なので、少人数のときからシステムを入れ、データ管理すべきです。PORTERSは一アカウントごとの月額制なので、導入コストも抑えられます。
――最後にPORTERSに対して、今後の要望をお聞かせください。
WeChatやLINEなどと連携ができればより便利です。メールでのやり取りは、求職者になかなか見てもらえませんし、レスポンスも遅くなりがちです。WeChatやLINEと連携できれば、どのコンサルタントがどの求職者と、どのようなコミュニケーションをしているか、透明化するでしょう。
またPORTERSからスカウトを行う際、一人に複数の求人を送るとき、一つひとつフェーズを変更する必要がありますが、それが一括でできれば便利ですね。あとは、SFA（営業支援システム）のような機能も充実すれば、あらゆるデータの一元管理になり、より便利になると考えています。
――ありがとうございました。
株式会社グローバルパワー
株式会社グローバルパワー
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2004年設立。海外営業や貿易事務、訪日観光客への接客販売などの、語学堪能な外国人材を紹介・派遣している。国内在住の外国人に高い知名度を誇る『外国人就職情報サイトNINJA』を運営し、134ヶ国・約4万人の外国人材データベースをもつ。外国人雇用と在留資格･ビザに精通したコンサルタントが外国人雇用をサポート。
