週4～5日、200件ずつの手作業を自動化
人材ビジネスにおいて、候補者のデータ分析や集計、業務効率化ができるツールは、大きなメリットをもたらす。PORTERSの導入によってこれらを実現し、業務改善につながったという事例を、薬剤師に特化した人材ビジネスを行うアプロ・ドットコムの最上氏、生方氏に語っていただいた。また、MA（マーケティングオートメーション）ツールとPORTERSのAPI連携や、それがもたらす効果についても聞いた。
――御社は薬剤師に特化した人材ビジネスを展開しています。どのような強みや特徴があるのか教えてください。
弊社は1998年の創業以来、20年間に渡って、薬剤師専門の人材ビジネスを行ってきました。業界の中で、それなりに歴史があると自負しています。紹介できる求人の幅も広く、人材紹介・人材派遣・パートスタッフのほか、1日単位の単発案件の紹介もしています。
――業務のなかでPORTERSを利用いただいておりますが、どういった経緯で導入されたのですか。
これまではポーターズ社のプロ・エージェントを、基幹データベースとして5年以上使っていました。ただ課題として、項目や値の保持の仕方を自由に設定したかったのですが、思うようにカスタマイズできませんでした。また、求職者情報をCSVでダウンロードするとき、200件ずつしかできません。そのため、求職者にメールを一斉送信するときは、まずCSVデータを200件ずつすべてダウンロード。それを結合ソフトでつなぎ合わせ、リードを作成し、メール配信システムにアップする……という作業が必要でした。それを週に4～5回行っていたため、手間もかかりますし、ダウンロード漏れも発生することがありました。ダウンロードできる項目も任意のものだけでなく、すべて自動選択されるので、データが重くなることも。そこで、2017年3月にPORTERSを導入したのです。
――どのような機能が決め手になったのでしょう。
求職者情報のなかから、指定した項目のみダウンロードできることが便利でした。また、MAやデータ分析を本格的に行っていこうと考えたとき、項目や値の保持の仕方を自由に変更できることも大きかったですね。
データの一元管理により集計や分析が可能に
――実際に導入されて、特に便利だと感じている機能を教えてください。
データ集計や分析です。PORTERSでは“求人の問い合わせをした方”“直近1カ月”など指定した条件で求職者データを落とすことができます。また、その方のフェーズや担当者も自由に紐づけられるのが便利ですね。データの一元管理ができるのもありがたいです。これまではプロ・エージェントとExcelに求職者の情報を入力し、別々に管理していたため、データが蓄積していきませんでした。PORTERSではそれが解消され、データを集計、分析、マーケティングに活用できています。
データメンテナンスも効率的になりました。プロ・エージェントでは、ジョブのデータ修正が大量に発生した際、アクティビティ画面から一件ずつ対応する必要がありました。PORTERSでは、Excel上でジョブのデータを修正し、CSVインポートすれば一度に反映されるので、効率的ですし、抜け漏れもなくなりましたね。
――PORTERSのレポート機能は活用されていますか。
はい、よく使っています。2018年1月から法律が変わり、自社から無期雇用で人材紹介をした方に、2年間は転職勧奨をすることができなくなりました。メールで案件紹介をすることもできません。そのため、レポート機能でダウンロードしたデータから、該当する方を除き、メール送信するようにしています。また、過去のフェーズ履歴がダウンロードできるので、年度中決定になった求職者の集計など簡単に行え、集計業務の時間も大幅に短縮できます。
――御社はMAツール・マルケトも活用し、PORTERSとAPI連携されています。マルケトはどのような使い方をされているのでしょう。
大きく2つです。一つ目は求職者の掘り起こし活動の効率化。以前は登録者一人ひとりに架電していましたが、数百件かけて一人掘り起こせるかどうかという、とても非効率な世界でした。そこで、「1週間以内に求人検索をした人を絞り込む」等をして、ホットな求職者リストを作成しています。成果として昨年度、掘り起しの目標値を上回りしました。二つ目は求職者のリード育成です。求人情報や転職ノウハウ、派遣スタッフの時給の交渉や円満退社の仕方など、求職者が欲しい情報を提供することで、リードナーチャリング（見込み顧客の育成）をしています。
PORTERSに登録されている求職者のプロフィールや要望など細かな情報をMAに自動連携することによって、One to Oneメール配信が実現できています。例えば、地方求人を首都圏の求職者にご紹介する際は転居が伴うため、あらかじめ「転居NG」でプロフィール登録されている方にはそもそもメールを送らないなど、より精度の高いセグメント配信が可能になりました。結果として、メール配信停止件数を昨年度比で15%削減することができ、求職者ひとりひとりに合った最適な求人情報をお届けできているのではないかと思います。
MAツールとのAPI連携によるメリット
――CSVファイルでデータ連携する方法もありますが、APIによる自動連携とはどのような違いがありますか。
マルケトにはメールを自動送付する機能があります。例えば、求人詳細を2件見て離脱した方へ、24時間後に自動でメールを送ることができます。しかし、CSV連携ではPORTERSで更新された求職者のステータスがMAツールに反映されるまでにタイムラグが生じてしまいます。タイムラグが少なくステータスが紐づかないと、既に営業が対応中の方など、送るべきではない方にも送信してしまうことがあります。またCSVダウンロード・アップロードは手動で行うため、作業中にミスが発生する可能性もありますが、自動連携だとモレやミスの心配がありません。
データを自動連携することで、安心してツールを使えますし、できる施策の幅も広がります。
――PORTERSへ、今後の要望がありましたらお願いします。
一点目は氏名検索です。求職者データで、姓と名の間に、スペースがある方とない方が混在しています。すると検索したとき、姓と名の間にスペースを入れないとヒットしないことがあります。二点目はレジュメ一覧を閲覧しているとき、求職者リストが並んでいますが、ブラウザの「戻る」を押すとTOP画面に遷移してしまうこと。三点目は、弊社は１つの求人に対して、正社員、パート、派遣、異なる条件で3つジョブをアップしているのですが、それぞれのジョブを一括修正できると便利です。例えば、科目に「小児科」を追加したいとき、現状は正社員、パート、派遣にそれぞれ追加する必要があります。この3つが属する親カテゴリなどの概念があり、そこに追加すれば、一括修正できると便利ですね。
――ありがとうございました。では最後に、今後のビジネス展開について教えてください。
弊社には「お客様のより明るい未来を実現する」という使命があります。より薬局の現場に目線を置いて、サービス改善していきます。
株式会社アプロ・ドットコム
株式会社アプロ・ドットコム
1998年、薬剤師に特化した人材バンクとして創業。登録している薬剤師数24,676名（2020年8月現在）、求人案件数は業界トップクラス。ミッションに「お客様のより明るい未来を実現する」を掲げ、求人企業、薬剤師、社会の3者のニーズに応えるべく、質の高い人材サービスを提供している。
