東海エリアに根差し、深い企業理解に基づいたマッチングが特徴のR4CAREER。2名規模で行っていた人材紹介事業を拡大する過程で、PORTERSを導入した。すべての業務の軸にPORTERSがあるという同社では、システムをどのように活用しているのか。導入後の効果と併せて、小川氏に聞いた。


――まず御社の事業について教えてください。

弊社は名古屋を拠点に、愛知、岐阜、三重の東海三県に特化した人材紹介をしています。親会社の株式会社R4が、東海エリアの企業様の人事業務代行や採用支援を行っており、そのネットワークも生かして、弊社が人材紹介サービスを提供しています。業界はメーカー、IT・Web、流通、小売り、建築・不動産、など多岐にわたります。


――どのような体制で人材紹介を行っているのでしょう。

　コンサルタントは4名で、全員がRA・CAの両面を担当しています。そのほかに、業務サポートが1名。私は組織運営管理として、数字管理や集客企画、人材育成などを担っています。


――PORTERSを導入した経緯についてお聞かせください。

私が弊社に参画したとき、人材紹介に携わっていたのは1名のみ。私が加わっても2名なので、顧客数も候補者数も多くありませんでした。顧客・候補者の管理や、目標達成の進捗管理も、個々の記憶やExcelで十分だったのです。ただ、人材紹介事業を大きくし、組織拡大する過渡期に入ると、そうはいかなくなります。「いつまでに売上げをこのくらいにする」という経営目標を立て、予算設定やPLの計算をしていくと、顧客数や求職者数、コンサルタント数の目標設定、KPI設定も必要になる。すると、データの一元管理や分析などを行えるツールが必須になるため、2013年 にPORTERSを導入したのです。


――数あるシステムの中から、どのような理由でPORTERSを選んだのでしょうか？

　PORTERSはクラウドシステムなので、どこからでもログインできます。現在は一般的ですが、当時クラウドは最先端で、大きなポイントでした。セキュリティ面でも、顧客情報を自社で抱えず、PORTERSのクラウドで管理してもらえるため、安心できましたね。誰が触っても、均一に業務を進められる操作性も魅力です。媒体とのデータ連携や求人票の作成、候補者へのメール送信など、コンサルタント歴が浅い人もすぐできるようになりました。
後はサポート体制です。何かあれば、電話やメールでポーターズ社に問い合わせできるので、私が不在でも、誰でも問題なく使えることも決め手でした。

――実際にPORTERSを導入された後、どんな効果がありましたか？

まず、書類推薦から内定までの選考過程が短縮できました。これまでは書類推薦から内定まで約40日間かかっていたのが、約30日になりました。25％の短縮です。ほかにもあります。エントリーいただいたけれど返事が滞っている、案件の紹介ができていない、という歩留まりの候補者を、これまではExcelで確認し、メールを送っていました。アナログで対応していたため、6人が全員で、週に1時間ほどかけて対応していたのです。それがPORTERSからデータ抽出し、該当の候補者に一斉連絡できるようになったので、現在は1人のコンサルタントが、週に1時間かけるだけに。確実に生産性が上がりました。


――よく使う機能があれば教えてください。

すべての業務でPORTERSが軸になっているので、多くの機能を使っています。自社WEBサイトから流入した候補者情報は手動入力になりますが、それ以外の求人・候補者の情報は自動連携でPORTERSに取り込まれます。また、面談した候補者の人物要件、連絡がつながりやすい時間なども入力しているので、PORTERSを観れば、担当者以外のコンサルタントでも接しやすくなっています。JOB打診や応募承諾、企業への推薦も、日付を入力することで、業務プロセスのフェーズ管理を行うことができるので、日々進捗を追っています。進捗が分かるだけで見通しがしやすくなり、機会損失になりづらいのです。
いつ、どのフェーズになったのかわかると、おのずとKPIの達成率や進捗がわかります。また、書類推薦後3日経過したものをレポ―トで抽出し、担当者にアラートを出す運用を行っています。案件追いかけができ、全体的なプロセスの縮小管理にも繋がっています。


――レポート機能では、具体的にどのようなデータを取得していますか。

登録者数からの面談数、書類選考数、一次面接、二次面接、最終選考、内定までの一連のフェーズは数字を取り、データを取っています。最も使っているのは数字管理。書類推薦の段階で、その案件が成約になったときの売上数字を、会社のデータベースに入力しています。人材紹介に携わっていない者でも、その数字が分かるよう、PORTERSに入力して共有するようにしています。後は、どの媒体からエントリーが何人あったかも集計し、集客の足取りが追えるようにしています。

――PORTERSへの入力作業は、どのように啓もうしているのでしょう？

コンサルタントたちに、二言目には「PORTERSに入れた？」と伝えています。人材紹介に携わっている人数は少ないですし、PORTERSですべての業務が紐づいているので、アナログな声がけが一番です。また、プロセスごとの数字を可視化することで、コンサルタント一人ひとりの課題がどこにあるのか、見つけやすくなりました。集客はしているけれど、面談設定率が低い。面談設定はしているけれど、応募承諾率が低い、など。その数字を一週間ごとに見ています。弊社の規模間では、求人数も候補者数も多くない分、一件一件に重みがある。その重みを可視化でき、どう改善するかを考えるマインドになったことも、入力が浸透した理由ではないでしょうか。


――リモートワークのスタッフもいらっしゃるとのことですが、PORTERSは問題なく活用できていますか？

はい。現在、業務サポートのスタッフが在宅勤務をしています。主にKPI達成のために必要な数字の抽出を行い、終わったらアラートで通知しています。遠隔ですが、これまで不具合はなく、歩留まり率が下がっていることはありません。


――ありがとうございました。最後に御社の展望について教えてください。

軸の部分は変わらず、愛知、岐阜、三重に根差した企業様の事業推進に、採用支援でお役に立っていければと思います。私たちの強みは、地域特化型ならではの深い企業理解で、候補者との接点をアナログで探していけること。そのためか、ひとつの求人に対し、一人目の推薦で決定する割合が約50％です。このように高い質を担保しながら、コンサルタントのスキルを磨き続け、質の高い人材紹介サービスを行い続けていきます。