「効率化」と「優良派遣事業者認定取得」に向けて。その「カスタマイズ性」と「Gスタッフ連携」で導入を決めた『PORTERS』
―PORTERSをどのような経緯で導入されたのでしょうか？
近藤 当時使っていた派遣基幹システムが10年以上経過していて、様々な点で不便を感じていました。例えば近々でコンタクトを取ったような候補化しやすいスタッフから順にリスト化できなかったり、複数人での共有ができなかったりしていました。また情報共有が紙ベースになってしまっており、スムーズさに欠けていた点がありました。
大嶋 加えて優良派遣事業者認定制度の取得にあたっての記録やエビデンスを残さなければいけなくなったのですが、「以前のシステムではその機能が無かった」というのも導入を決めた理由です。
こういった効率の悪さや機能不足を解消するために新たにクラウドサービスやWebシステムの導入を検討することにしました。
―様々なサービスがある中でPORTERSを選んだきっかけは何だったのでしょうか？
近藤 色々なサービスを検討していく中で、PORTERSは運用方法に合わせて自分たちで使いやすいようにカスタマイズできることと、弊社では営業やコーディネーターの個々の目標到達度を前面に出すシステムは合わないと感じたことからPORTERSを選びました。
大嶋 それとポーターズ様の事例の中にPORTERSとGスタッフとの連携を活用している事例があったのも大きな要因となりました。Gスタッフはバックオフィス機能として必要でしたので、PORTERSとGスタッフ間での連携は必須だったからです。
あとはポーターズ様のコンサルタントの対応が良かったというのも大きかったですね。
粘り強く新システムを社内に浸透
―PORTERS導入にあたって苦労された点はありますか？
近藤 長年以前の基幹システムに慣れていた営業メンバーは、PORTERSを使用することに抵抗があり、PORTERSを本当の意味で浸透させていくのに時間がかかった点は苦労が大きかったです。PORTERSは機能や項目が多い分慣れるのに時間がかかってしまいましたが、とにかく粘り強く使い続けることで浸透させることができたと思っています。
今はPORTERSしか知らないメンバーが増えてきたこともあり、部署内で活用できています。
―具体的に活用についてどのように浸透させたのでしょう
河合 社内で営業メンバーを集めて、PORTERSの活用方法について、使いにくい点やこうなったら良い点の意見を出してもらう場を毎月もうけていました。
その中であがった要望を、私や近藤がカスタマイズしたり、ポーターズのコンサルタントにご相談したり、という事を何か月も繰り返して、その結果、営業メンバーも「使いやすくなったね」と受け入れてくれました。
―PORTERSを導入して良かったことや変化したことはありますか？
近藤 コーディネーター側では、求人情報の連携や一斉メールや案内メールの送付がスムーズになった点が大きいと感じています。またスタッフリストの精度が上がったことで、より短い時間で効率的にマッチング対象になるスタッフをピックアップできるようになったのが利点と感じています。
また、PORTERS導入前はExcelでエントリーの管理をしていたましたが、案件ごとのエントリー状況などが見えにくくやりづらかったのと、担当者の可視化が出来ず責任の所在が曖昧になりがちでした。PORTERS導入後は担当者を記入することができるようになったため、求人やスタッフに対しての窓口ややり取りの上での責任が明確になった点が大きく変わりました。
―営業側では何か変化したことなどはありますか？
河合 以前の基幹システムでは求人情報の入力項目が非常に少なく、営業メンバーが口頭やメールでコーディネーターに情報を送るというケースも多くありました。そのため情報共有や、スタッフさんへの仕事紹介がスムーズに行かない場面も多かったのですが、PORTERSを入れてからは営業メンバーが求人情報をしっかり入力するようになりました。
これにより登録作業がスムーズになっただけでなく、自分が受注した求人に対してコーディネーターがどの程度メールや電話などのアクションをしてくれているか、候補者が上がりそうなのかどうかが可視化できるようになったのは大きな変化です。こういったアクションの可視化で営業としても自分が取った求人の進捗などが把握しやすくなり、安心できるようなりました。
PORTERS導入によって工数削減とKPI改善を実現
―PORTERS導入後の具体的な改善事例があれば教えてください。
近藤 今までは求職者の登録作業が煩雑だったため離脱が多く、コーディネーター側での手作業も多くて効率が悪くなっていました。しかしPORTERS導入後は求職者の登録作業やコーディネーターの手作業を削減することができるようになり、よりスムーズなマッチングに繋げることができています。
また、導入前は、メールや郵便物を送る際にリストを見ながらスタッフデータを1件1件ピックアップしなければいけなかったのですが、PORTERSではID検索だけで一括メールの送付や宛名シールも出せるようになったため、事務の方での工数削減にもなっています。
―上記の工数削減が成果に繋がりましたか？
大嶋 はい。サンスタッフでは候補化率（求人に対して推薦した率）をKPIにしているのですが、PORTERS導入後は候補化率が20%ほど上昇しました。
PORTERSの活用～New List View
―採用、マッチングの業務フローの中でPORTERSをどのように活用していますか？
近藤 マッチング業務をするための職歴などの情報登録をラクに取得し、登録に呼び込むかの判断をするため、【スタッフ入力アプリ】を開発しました。
「従来はスタッフ情報を手入力しており、ほしい情報を一度で得られなかったのですが、【スタッフ入力アプリ】により、ワンクリックで各スタッフの情報入力用URLを生成し、URLをメール送信することによってスタッフ自身が希望条件・職歴詳細を入力し、入力内容がPORTERSに即時に反映されるようになりました。
コーディネーターにメールが通知されるので、そのデータを元に登録の呼び込みやお断りのジャッジが容易にできるようになりました。
求人内容の編集ではカスタマイズ機能で必須項目を設定して、ヒアリング項目の抜けモレを解消しております。注釈（ヒント）をフル活用して経験の浅い営業担当も迷いなく求人入力が可能になりました。また、他社WEB媒体との連携項目を設定することにより、簡単にWeb掲載が可能になりました。
―営業側ではSFAでも活用されているそうですが、新規顧客開拓ではどのようにご利用されてますか？
河合 一斉メール機能とメールテンプレートを活用して、新規顧客の開拓活動につなげています。
以前は取引の企業や過去取引企業などの企業情報の管理に活用していましたが、現在は未取引企業も登録してリストやステータス管理など、新規開拓営業に活用しています。
新規開拓用にテンプレートを作成して、月2回一斉メールしています。
企業名、担当者名を差し込めるので、開封率が上がり10％程度の返信があります。
―昨年リリースされた新しい一覧画面（New List View）はいかがですか？
大嶋 New List Viewによって、PORTERSの情報の可視化の幅が大きく広がり、社内のExcelをことごとくなくしてPORTERSで管理するようになりました。
一例としては再稼働のアプローチです。
今までは営業チームが把握しているスタッフ状況をEXCELに入力し、マッチングチームがExcelを見て確認…でタイムラグが発生していましたが、営業チームが把握しているスタッフの状況をPORTERSに入力することにより、即リスト化されるので、マッチングチームはリストをPORTERSで確認、仕事紹介を即開始できるようになったので、リアルタイムでの情報共有が可能になり、再雇用率もアップ！しました。
きめ細かいサポートで社内の意識も変化
―ポーターズの運用サポートについてお聞かせください。
大嶋 弊社の担当してくださったコンサルタントの方のサポートは非常に丁寧で、親身になって相談に乗ってくれます。是非、社長賞をあげてください（笑）
―ありがとうございます（笑）どういった点でご満足いただけたでしょうか。
大嶋 こちらからの質問への対応が物凄く早いのと、こちらがやりたい事に対して丁寧にヒアリングした上で提案していただけるので、新しい気付きがありました。PORTERS以外のツールを使ったやり方なども一緒に考えてくれるので、頂いたアドバイスを元に弊社でフル活用しています。事務処理の面でも工数削減できた！という声が社内でよく聞かれますね。
また、提案頂いたカスタマイズを弊社で実際にやってみて上手く行くと成功体験にもなるので、もっと自分たちでカスタマイズしようとか、もっと簡単になる方法はないかとか、積極的に自分たちで考えるようになりましたね。
株式会社サンスタッフ
株式会社サンスタッフ
愛知県刈谷市若松町1-95 名鉄刈谷ビル3F、5F
TEL : 0566-24-2708（総合人材サービス事業部）
1990年、豊田自動織機のグループ企業として設立。総合人材サービス会社として、一般事務や技術専門職の派遣、知識や経験豊富なスタッフによる開発設計やＩＰ（知的財産）・グリーンサービス（緑化）などの業務委託、生産現場の改善指導や各種教育を通じた人材育成等の事業を展開。
※2023年4月28日更新
