「効率化」と「優良派遣事業者認定取得」に向けて。その「カスタマイズ性」と「Gスタッフ連携」で導入を決めた『PORTERS』
―PORTERSをどのような経緯で導入されたのでしょうか？
近藤 当時使っていた派遣基幹システムが10年以上経過していて、様々な点で不便を感じていました。例えば近々でコンタクトを取ったような候補化しやすいスタッフから順にリスト化できなかったり、複数人での共有ができなかったりしていました。また情報共有が紙ベースになってしまっており、スムーズさに欠けていた点がありました。
大嶋 加えて優良派遣事業者認定制度の取得にあたっての記録やエビデンスを残さなければいけなくなったのですが、「以前のシステムではその機能が無かった」というのも導入を決めた理由です。
こういった効率の悪さや機能不足を解消するために新たにクラウドサービスやWebシステムの導入を検討することにしました。
―様々なサービスがある中でPORTERSを選んだきっかけは何だったのでしょうか？
近藤 色々なサービスを検討していく中で、PORTERSは運用方法に合わせて自分たちで使いやすいようにカスタマイズできることと、弊社では営業やコーディネーターの個々の目標到達度を前面に出すシステムは合わないと感じたことからPORTERSを選びました。
大嶋 それとポーターズ様の事例の中にPORTERSとGスタッフとの連携を活用している事例があったのも大きな要因となりました。Gスタッフはバックオフィス機能として必要でしたので、PORTERSとGスタッフ間での連携は必須だったからです。
あとはポーターズ様のコンサルタントの対応が良かったというのも大きかったですね。
粘り強く新システムを社内に浸透
―PORTERS導入にあたって苦労された点はありますか？
近藤 長年以前の基幹システムに慣れていた営業メンバーは、PORTERSを使用することに抵抗があり、PORTERSを本当の意味で浸透させていくのに時間がかかった点は苦労が大きかったです。PORTERSは機能や項目が多い分慣れるのに時間がかかってしまいましたが、とにかく粘り強く使い続けることで浸透させることができたと思っています。
今はPORTERSしか知らないメンバーが増えてきたこともあり、部署内で活用できています。
―具体的に活用についてどのように浸透させたのでしょう
河合 社内で営業メンバーを集めて、PORTERSの活用方法について、使いにくい点やこうなったら良い点の意見を出してもらう場を毎月もうけていました。
その中であがった要望を、私や近藤がカスタマイズしたり、ポーターズのコンサルタントにご相談したり、という事を何か月も繰り返して、その結果、営業メンバーも「使いやすくなったね」と受け入れてくれました。
―PORTERSを導入して良かったことや変化したことはありますか？
近藤 コーディネーター側では、求人情報の連携や一斉メールや案内メールの送付がスムーズになった点が大きいと感じています。またスタッフリストの精度が上がったことで、より短い時間で効率的にマッチング対象になるスタッフをピックアップできるようになったのが利点と感じています。
また、PORTERS導入前はExcelでエントリーの管理をしていたましたが、案件ごとのエントリー状況などが見えにくくやりづらかったのと、担当者の可視化が出来ず責任の所在が曖昧になりがちでした。PORTERS導入後は担当者を記入することができるようになったため、求人やスタッフに対しての窓口ややり取りの上での責任が明確になった点が大きく変わりました。
―営業側では何か変化したことなどはありますか？
河合 以前の基幹システムでは求人情報の入力項目が非常に少なく、営業メンバーが口頭やメールでコーディネーターに情報を送るというケースも多くありました。そのため情報共有や、スタッフさんへの仕事紹介がスムーズに行かない場面も多かったのですが、PORTERSを入れてからは営業メンバーが求人情報をしっかり入力するようになりました。
これにより登録作業がスムーズになっただけでなく、自分が受注した求人に対してコーディネーターがどの程度メールや電話などのアクションをしてくれているか、候補者が上がりそうなのかどうかが可視化できるようになったのは大きな変化です。こういったアクションの可視化で営業としても自分が取った求人の進捗などが把握しやすくなり、安心できるようなりました。
PORTERS導入によって工数削減とKPI改善を実現
―PORTERS導入後の具体的な改善事例があれば教えてください。
近藤 今までは求職者の登録作業が煩雑だったため離脱が多く、コーディネーター側での手作業も多くて効率が悪くなっていました。しかしPORTERS導入後は求職者の登録作業やコーディネーターの手作業を削減することができるようになり、よりスムーズなマッチングに繋げることができています。
また、導入前は、メールや郵便物を送る際にリストを見ながらスタッフデータを1件1件ピックアップしなければいけなかったのですが、PORTERSではID検索だけで一括メールの送付や宛名シールも出せるようになったため、事務の方での工数削減にもなっています。
―上記の工数削減が成果に繋がりましたか？
大嶋 はい。サンスタッフでは候補化率（求人に対して推薦した率）をKPIにしているのですが、PORTERS導入後は候補化率が20%ほど上昇しました。
PORTERSの活用
―それぞれの業務フローの中でPORTERSをどのように活用していますか？
河合 コーディネーターがスタッフとのやり取りや印象などを全て履歴として残してくれて、それを共有できるようになっているので、取引先へスタッフをご紹介する際に、連絡状況やスタッフの印象を元に色々な判断ができるようになりました。
またコーディネーターがピックアップしてくれたおすすめスタッフを一括でまとめて企業に送信して募集検討を促すなどしています。
―コーディネーター側ではどのように活用していますか？
近藤 PORTERSに入ってきた求人をエクスポートしてWeb媒体にアップロードしたり、オートマッチング機能を活用したりしています。
例えば一斉メールを送って返信があった場合にサンクスメールを送るのですが、サンクスメール送信と同時に自動でエントリー状態になるため、作業として時短になっている部分ですね。
また進捗ナビを利用して毎朝コーディネーター間で経過を確認し合って、営業へのプッシュや進捗管理などに利用しています。
―候補化率を上げるために取り組んでいることはありますか？
近藤 サンスタッフでは求人を4段階でランク付けしています。その中で求人条件を変えることで、ランクを上げてスタッフの中から候補者が上がりやすいようにする＝候補化率が上がりやすいようにするように営業に働きかけています。
河合 ランク分けをすることで、どの求人が候補者が上げくにいか可視化され、派遣先への条件緩和の交渉に役立てています。
近藤 また、マッチングの電話をする際にリストを作成するのですが、ここ最近で何かしらのアプローチがあったスタッフをPORTERSでは優先して並べ替えてくれるので、候補者のピックアップまでの時間は短くなりました。PORTERS導入前は候補者を出すのに7日を目安にしていましたが、PORTERSを入れてからは2～3日で上がってくることも増えてきています。
―PORTERSでよく使う機能を教えてください。
河合 カスタマイズ機能をよく活用しています。例えば今は在宅勤務できるかどうかを企業さんに必ず聞くようにしていますが、新人営業は聞き漏れてしまうことがよくありました。しかしPORTERSのカスタマイズ機能を使ってそういった絶対必要な情報を必須項目にすることで漏れを無くし、サービスの質も向上しました。
アクティビティの登録についてもカスタマイズしていて、スタッフの評価やトラブル、事故などをすぐに確認できるようにしています。
また未取引の会社もリスト管理し、ターゲットリストをもとに開拓を行っています。あわせてアプローチ結果をアクティビティとして残すことで営業担当が明確になり、やり取りがスムーズになっていますね。
きめ細かいサポートで社内の意識も変化
―ポーターズの運用サポートについてお聞かせください。
大嶋 弊社の担当してくださったコンサルタントの方のサポートは非常に丁寧で、親身になって相談に乗ってくれます。是非、社長賞をあげてください（笑）
―ありがとうございます（笑）どういった点でご満足いただけたでしょうか。
大嶋 こちらからの質問への対応が物凄く早いのと、こちらがやりたい事に対して丁寧にヒアリングした上で提案していただけるので、新しい気付きがありました。PORTERS以外のツールを使ったやり方なども一緒に考えてくれるので、頂いたアドバイスを元に弊社でフル活用しています。事務処理の面でも工数削減できた！という声が社内でよく聞かれますね。
また、提案頂いたカスタマイズを弊社で実際にやってみて上手く行くと成功体験にもなるので、もっと自分たちでカスタマイズしようとか、もっと簡単になる方法はないかとか、積極的に自分たちで考えるようになりましたね。
株式会社サンスタッフ
株式会社サンスタッフ
愛知県刈谷市若松町1-95 名鉄刈谷ビル3F、5F
TEL : 0566-24-2708（総合人材サービス事業部）
1990年、豊田自動織機のグループ企業として設立。総合人材サービス会社として、一般事務や技術専門職の派遣、知識や経験豊富なスタッフによる開発設計やＩＰ（知的財産）・グリーンサービス（緑化）などの業務委託、生産現場の改善指導や各種教育を通じた人材育成等の事業を展開。
取材日2021年10月6日
※掲載内容（所属、役職名等）は取材時のものです
