パソナシンガポールの導入事例

パソナシンガポール

コロナ渦だからこそ、クラウド型サービスが人材ビジネスを大きくサポート

国内外で幅広い人材ビジネスを展開している人材紹介・派遣のリーディングカンパニーであるパソナグループ。シンガポール拠点では、業務の効率化を目指しコロナ禍の2021年3月にPORTERSを導入した。本インタビューでは、PORTERS導入の背景や導入後の効果メリットなどをPasona Singapore Pte. Ltdの森村美咲氏にお話を伺った。

日系企業の事情を理解しつつサポート体制も安心できる企業をパートナーにしたい、とPORTERSの導入を決意

―まずは御社の事業内容について教えていただけますか？

Pasona Singapore Pte. Ltd.（パソナシンガポール）は、パソナグループのシンガポール現地法人として設立しました。以来、35年以上の実績をもつ総合人材サービス会社となっています。人材紹介サービスとしては、幅広い業界・職種を網羅し、ローカルスタッフや日本語・韓国語などの多言語スピーキングスタッフの紹介・派遣サービスを展開しています。また、シンガポール進出支援や研修、人事労務支援といった採用前後の人事課題を解決するソリューションも展開しています。現在はグループとして14か国、合計58拠点を持っており、海外オフィスとのネットワークを駆使し、クロスボーダー案件や海外進出支援人材の紹介も幅広く行っています。

―どのような人材事業を展開しているのでしょう。

現在代表を務めているKrishna Kumariが代表に就任してからは人材紹介に力を入れています。人材紹介の内容に関しましては、ローカル人材をはじめ日本語スピーカー人材も紹介していますが、もともと日系企業の海外進出を支援することからスタートしているため、お客様層の8割程度が日系企業となっています。

また、採用のみならず、さまざまな課題を抱えられているお客様を多く見てきたことで、弊社では採用のお手伝いをするだけでなく、採用活動前後のお手伝いも含めて行うようになりました。例えば、就業規則や雇用契約の作成や福利厚生のアドバイス、給与計算などの人事関連アウトソーシングなども提供させていただいております。

―パソナシンガポールならではの特徴はなんでしょう。

人材紹介に特化して営業していくのではなく、サービスのラインナップが幅広いところです。進出時や採用以前のステージでご相談いただけると、よりその企業への理解が深まり、ご支援できることも増えていきます。とある日系企業のお客様からは「パソナシンガポールさんに相談すると安心する」と言われたこともあります。多くのお客様にそのように思っていただくためには、我々も日々自分たちの知識を高めていくことが必要だと思っています。

コロナ禍では多くの企業が苦しい状況になり、採用活動にも大きな影響がでました。そのような中で、弊社では「自分たちが経営者だったら、このタイミングでコールドコールのような営業電話をもらうことをどう思うだろうか？」と営業メンバーで話し合い、「この時期に自分たちがお客様だったらどのような言葉、情報が欲しいのか？」を考えた上で、応援メッセージや役に立ちそうな情報をお客様のもとへ発信していました。
お客様の立場に立って寄り添い、人材に関するあらゆる課題に対するご提案が出来るのが弊社の強みとなっており、お客様にも安心してご相談いただけるのではないか、と思っております。

―そのような状況下、コロナ渦で、2021年3月にPORTERSを導入された理由は何だったのでしょうか？

パソナの海外拠点ではシステムを含めてある程度、運営は現地に任されています。そんな中、以前導入していたのは日本ベースのシステムだったため、システム機能の表記も現地との乖離もあり、現地のローカルスタッフからも「これはどういう意味なんでしょうか？」と聞かれることも多くありました。そのためデータは一部システムに取り込んではいたものの、多数のエクセルファイルでの別管理が進んでしまっていました。

そんな中でシステムが老朽化してきたことからASEANエリアでシステムを入れ替える話が浮上したのです。その際、グローバルなシステムも紹介されましたが、日系企業の事情、そして人材紹介ビジネスに精通し、アフターサポート体制もしっかりしているPORTERSにパートナーとなって欲しいと考え、導入を決めました。

コロナ禍で長い間社員が在宅勤務をしておりましたが、システム導入をきっかけに各コンサルタントのパフォーマンスが可視化され、どこからでも仕事ができる体制を構築することができました。この点もクラウド型サービスを導入してよかった点です。

PORTERS導入で、メンバーのKPIをダッシュボードデータで可視化、四半期提出のMOM（シンガポール労働省）レポート作成時間を大幅に効率化

―PORTERS導入後にどのような効果を実感されましたか？

それまでは、様々なデータをExcelで管理しており、メールも各々が作成して送信していました。それがPORTERSならメールのテンプレートがあり、業務を標準化することができました。また、以前は進捗報告のExcel作成時間がありましたが、現在はダッシュボードで管理できるので大きな効率化を実感しています。

またPORTERSでは、データが一元管理されており、「このポジションは誰がどんな人を紹介していて、今、どんなステージにいる」という進捗状況が全メンバーに対して可視化されたことで、紹介の重複を避けられたり、コンサルタント間で提案の内容を共有できるのは、大きな導入効果だと思っています。

―AIによるレジュメ解析自動取り込みサービス「PORTERS IMEX CV-Parsing」（以下、CV-Parsing）も活用されていますね。

以前はコンサルタント個人のメールボックスにレジュメが溜まってしまい、きちんとデーターベース化されず活用されていませんでした。そこでPORTERS導入後に紙の書類がなくなったことで浮いた時間を利用して、弊社のジャパンデスクのアシスタントたちがCV-Parsing機能を活用して、レジュメファイルをドラッグ＆ドロップしてデーターベース化しています。
それにより以前は各コンサルタントのメールボックスに眠っていたデータが、会社の資産として一元管理できるようになりました。

―シンガポールではMOM（シンガポール労働省）にレポートを提出する必要があると伺いました。

シンガポールの人材紹介エージェントは四半期に一度、MOMに対してレポートを提出する必要があります。そのレポートにはUEN（個別企業登録番号）など、さまざまな情報の記載が必要になるのですが、以前はアシスタントが手作業で情報を各ファイルから引っ張って来て入力していたので相当の時間が必要でした。

PORTERSを導入してからは、企業登録の箇所にUENを入れるように設定したり、求職者やポジションの情報を吸い上げたり、「その求職者を紹介したのはいつか」という日程を吐き出すことで、レポートの材料になる情報を一括で吐き出す設定を行うことができました。この設定により、MOMへ提出するレポートの作成時間を大幅に削減することができています。

WFH（在宅勤務）でも全メンバーの進捗状況が可視化されたことが最大の導入効果

―最後に、PORTERSでもっともよく使っている機能とさらに充実してほしい機能について教えてください。

よく活用しているのが、案件の進捗数や選考状況の件数が一目でわかるインターフェース、JOB、レジュメ、選考プロセスの各フェーズ件数と推移のグラフを表示してくれるレポート機能です。
毎日ダッシュボードを見ながら自分の動きを他のメンバーに確認してもらったりするほかKPI（重要業績評価指標）もデイリー、ウィークリーで確認しています。このような進捗関連は管理上なくてはならない機能だと思っています。

さらに充実してほしい機能は、現地のローカルスタッフが利用するための英語のヘルプページです。現在もありますが、日本語ヘルプページと同じタイミングでタイムリーに英語化をしていただけるとうれしいですね。また、他社における機能の活用事例なども共有していただけますと、よりローカルスタッフもシステムを身近に感じ、有益なソーシングツールであると思ってもらえるかと思います。