株式会社Maenomeryの導入事例

株式会社Maenomery

誰でも使える操作性と圧倒的な工数削減をPORTERSで一度に実現！

体育会系の学生やアスリートのキャリア支援事業で6期目を迎えたMaenomery。PORTERS導入後しばらくは活用出来ていなかったが、1年半前から本格的に運用を始めたところ、作業工数が劇的に減少したという。本格運用をリードしたマーケティング主任の春原涼太氏に詳しく聞いた。

前職で営業管理システムの重要性を痛感

―最初に、御社の事業内容をお聞かせください。

　体育会系や元プロアスリートのセカンドキャリア支援を中心に、スポーツをしながら働くデュアルキャリア支援事業などを展開しています。ここ一年はアスリートに限らず、未経験や第二新卒のキャリア支援も始めました。2023年7月に6期目となりました。

―春原さんもデュアルキャリアとお聞きしました。

　はい。私は、セパタクローというバレーボールとサッカーを組み合わせたような球技の選手をしながら、当社で働いています。当社はアスリートがスポーツを優先しながら働ける環境になっていて、実は私も、来週タイで世界選手権があるため１週間仕事を休みます。当社には現在、デュアルキャリアワーカーが３名在籍しています。

―春原さんの入社時からPORTERSは導入されていましたか？

　私が入社した22年1月時点でPORTERSは導入していました。その前は別の業務管理システムを使用していましたが、人材ビジネスに特化したシステムのほうが自社に合っていると判断し、PORTERSに変えたと聞いています。ですが正直なところ、私の入社時はデータが蓄積がされておらず、スプレッドシートでの運用が継続し、PORTERSを活用できる状態にはなっていませんでした。

―その状態から、春原さんがPORTERSを活用できるレベルまで作り上げたそうですね。

　私は前職でも営業管理システムを使っていまして、管理システムの重要性を痛感していました。システマティックにするかアナログのままかで、作業工数も効率も大きく変わることを知っていました。当社も、人が少ないうちにデータを蓄積して運用できるようにしておかないと、100名を超えたら手に負えなくなると直感し、入社や承諾の進捗状況を入力するところから始めました。

自動化と簡潔化で作業工数を削減

―実際に本格運用し始めて感じた、スプレッドシート使用時との違いを教えてください。

　まず、レポート機能で情報が定量的に把握でき、案件の進捗管理がスムーズになりました。RAは、各営業プロセスの歩留まりの把握がこれまで感覚値だったのが、しっかり追えるようになり、アップセル提案につながるようになりました。
また、CAは案件進捗をフェーズごとに管理することで、PORTERSを見るだけで、CA毎の案件管理を把握できるようになり、PDCAが回せるようになりました。　RAとCA（キャリアアドバイザー）を基本分業しているため、双方の活動上で得られた情報はPORTERSに出来るだけ集約するように運用を徹底し、それをチャットワークやLINE等でPORTERSのリンクを共有し、日々の社内共有を効果的に行っています。

―PORTERSへの入力の仕組みはどのように運用されてますか？

　PORTERSのフェーズ機能で、紹介数・承諾数・面接数・内定数・内定承諾数などのKPIとなるプロセスをそれぞれちゃんと踏まないと次に進めないような設計をしています。また、この正確なデータ更新を評価基準に組み込むことで、社内での運用を徹底することが出来ました。
どこの歩留まりが悪いかを見つけやすく早く改善できるので、担当者にとっても求職者にとっても効率的な支援につながっています。

マニュアルも細かく用意していますが、PORTERSは視覚的に作業しやすいつくりになっていますので、システムに苦手意識がある人も「ここを押せば次のフェーズ」「ここだけ入力すればOK」といった視覚的な操作ができます。覚えておく必要のないことは忘れられるのがシステム、だと思っていますので、その理想に近づくために日々運用を改善しています。

面談設定自動化ツール「ZLOSS」のおかげで月一人当たり最大13時間の作業時間削減

―ZLOSS（ジーロス／新規求職者やスタッフ登録希望者との面談設定自動化アプリ）の使い勝手はいかがでしょうか。

　工数の大幅削減になりました。これまで、電話だとつながらなかったりかけ直したりすることがあり、メールは何往復もしたりすることが多かったですが、自動で送信してレスポンスを待つスタイルになったことで電話やメールの往復作業がなくなり、また、Googleカレンダーと連携したり、リマインドメールも自動化できることで、一人当たり月12～13時間の作業時間が削減されました。

　中途採用での活用に加え、最近では新卒採用にも活用しています。これまで、学生とはなるべくコミュニケーションを大切にしておりましたが、現代の学生は電話を使う文化がありませんし、タイムパフォーマンスを重視する傾向ですので、対話できる時間を大切にしつつ、面談の設定やアンケートは自動化できるZLOSSは時代に合ったツールだと感じています。

―他に活用いただいているツールはありますか？

　求職者自動取込アプリ「PORTERS IMEX（ポーターズアイメックス）」は活用しています。また、CSVの一括インポート機能も使っています。マッピングしやすく、各CSVに合わせて一回設定しておけば知識がない人でも数クリックでインポートできるので、IMEXと併せて複数の集客チャネルを使う企業にとってはかなり便利なツールだと思います。

あわせて、SMS連携機能も活用しています。導入前はCAの会社携帯に電話番号から手打ちしたりSMS文を作成したりしていましたが、SMS連携導入後は自動配信になり、返信用にZLOSS のURLを貼り付けておくこともできるので、かなりの工数削減になりました。ZLOSS の面談設定URLは文字数が多く、文字数が増えれば料金が上がりますが、それよりもより多くのコンタクトにつながるほうが大事ですので、いまは文字数削減に対しては、あまりシビアになっていません。

―SMS自動配信は返信できないシステムになっているため、導入を悩む企業もありますが、御社は不安なく使えていますか？

　最初は不安でしたが、SMSで返信をもらってから設定する工数を考えると、自動化したほうが効率よく進行するので、自動化を選びました。明確な数字の変化は出しにくいところですが、SMS経由での申し込み率に大きな変化は見られなかったので明らかな工数削減にはなっています。

また、New List View（PORTERSのExcelライクな一覧画面）も、手前に出す項目を変えられるので便利です。登録者数が1万以上になると新しく入社したメンバーは特に見分けが難しくなるので、「ここを見ればいい」という場所を分かりやすく伝えられていいですね。特に選考プロセスの動きをフェーズグループ＊で見られるので、求職者対応が一覧で判断できて便利です。加えて、文章をワンクリックでコピー・編集ができる点も助かっています。

＊フェーズグループとは、New List View で実装された、JOB一覧とレジュメ(スタッフ)一覧に選考プロセス(引当進捗)のフェーズグループを表示できる機能

未経験RAの営業管理もPORTERSで

―営業のターゲットリストはどのように集めていますか？

　当社はRAが未経験スタートということもあり、経験値の蓄積を兼ね、本人にリスト作成を任せています。「こういう所を狙ってみたい」「こうすれば確率が上がる」という経験をさせることは、工数削減より重要な機会だと考えています。入手したターゲットリストはPORTERSに格納し、テレアポリストとして、コール数や着電率などを確認できるようにしています。

―新卒と中途はどのように管理していますか？

　現状は分けていません。新卒の売上が落ち着く時期に新卒担当者が中途も担当することがあるため分けていませんが、今後、規模が拡大すれば分ける可能性はあります。PORTERS環境も新卒と中途領域で統合するか、分けるかも含めて今後の運用をポーターズのコンサルタントにご相談しているところです。

―最後に、今後の展望をお聞かせください。

まず、自社の従業員を月２人、年約20人ペースで増やし、新卒の体育会系学生や中途の元アスリート、体育会出身者のキャリア支援事業を拡大する予定です。合わせて、未経験や第二新卒にも注力します。現在はスカウトとアフィリエイトで集客していますが、今年度からはリスティングやSNSも活用していきます。アスリート系キャリア分野と未経験・第二新卒分野はサービスやブランドが異なるため、社としてどうすみ分けるかも、今後は考えていきます。