進捗管理、評価、営業支援に使えるシステム
若年層に特化した人材紹介を行っている株式会社UZUZ。わずか3名で設立し、現在は45名規模にまで成長している。候補者のスキルアップを無料で支援するウズウズカレッジ、就活やキャリアアップに役立つ情報を発信するYouTubeチャンネルなど、その取り組みは幅広い。同社の成長に、PORTERSはどのように寄与してきたのだろう。
――まず御社の事業概要を教えてください。
岡本氏
UZUZは2012年の創業以来、一貫して第二新卒、既卒、フリーターに特化した人材紹介を行っています。弊社の候補者たちは、エントリー時点で、志望する業界・職種が見つかっていないことも。そのため、CAが週20時間もの時間をかけて面談をし、向いている仕事・企業とマッチングしているのが特徴です。
2017年からは就業サポートの一環として、「ウズウズカレッジ」を開始しました。プログラミングやネットワーク、WEBマーケティングなど、IT領域を中心としたスキルアップ支援から、面接対策まですべて無料で行っています。
――人材紹介はどのような組織体系で行っていますか。
岡本氏
CA・法人営業が約20名です。そのほかにマーケティングが６名、エンジニアが3名、管理部門が3名います。エンジニアを社員として3名雇用している会社は、弊社規模の紹介会社ではあまりないと思います。
――御社は2016年にPORTERSを導入されましたが、どんな課題を解決することが目的だったのでしょう。
岡本氏
弊社は3名で創業しました。当初はシステムを利用せず、Googleスプレッドシートで進捗管理をしていました。人材紹介で管理すべき最も大事な情報は、“候補者がどの企業を受けてどのステータスにあるか”です。CAや候補者が少ないうちは、スプレッドシートでも問題なかったのですが、弊社が短期間で成長し、毎月全体で100名もの候補者を担当するように。候補者が3つの求人にエントリーすると、CA全体では300もののトラフィックを管理することになります。アナログでの管理は限界があるため、CAが約10名に増えたタイミングで、2016年にPORTERSを導入したのです。
ほかにも導入の目的はふたつあります。まずは、CAを正当に評価するため。一定期間に誰がどのくらい成果を出しているか、データとして取得したい思いがありました。そして、顧客管理です。企業訪問に行ったのか、契約書のドラフトはどこにあるか、進捗はどのステータスか、などを管理するため、SFA（営業支援システム）としても使えるシステムを探していました。これら3つを実現できるのがPORTERSだったのです。
――導入前に、他社のシステムと比較検討はしましたか？
岡本氏
はい。比較検討し、カスタマイズ性の高さが決め手でPORTERSを選びました。他社のシステムはシンプルなものが多く、ユーザー数が少ないときは最適だと感じました。ただ人数が増えるにつれ、業務に合わなくなるだろうなとも思いました。そうなったとき、重要なのはカスタマイズ性だと考え、PORTERSに決めました。
業務効率化を実現する「CS執事さん」とは
――PORTERSでよく使う機能を教えてください。
藤谷氏
弊社で独自に「CS（カスタマーサービス）執事さん」という機能を開発し、PORTERSに実装しています。PORTERSの登録者情報のアクションメニューに設置し、CSが初回面談の日時を決めた後、担当者のGoogleカレンダーへの自動登録や、登録者へリマインドとしてメールやLINEで自動送付をするのに使っています。操作方法は、チャット形式のUIで、執事からの「面談時間の長さ」「面談担当者は誰か」などの質問に、CSが選択式で情報を入力していくというものです。
――非常に便利で使いやすい機能だと感じます。そもそもCS執事さんは、どのような目的で開発したのですか？
藤谷氏
これまでは、PORTERSに入力した情報を、担当CAがGoogleカレンダーに再入力したり、チャットワークでほかのCAに共有したりと、情報の転記作業がありました。ただ、PORTERSをカスタマイズし、多くの項目を設けていたため、新人のCSには「どの情報をどこに転記すればいいか」が分かりにくいこともありました。そこで、誰でもスムーズに転記ができるよう、CS執事さんを開発しました。また、状況に応じて面談時間を長く（短く）したり、担当者を変更したりする必要があるのですが、そういった対応を誰でもスムーズに入力できるようにすることも目的でした。今後は候補者との面談対策の予定や、選考プロセスのフェーズ、関連情報などを自動更新する、「CA版執事さん」も開発する予定です。
岡本氏
UZUZでは、候補者とCAが電話でやり取りをする場合もあれば、LINEやメールだけで完結するフローもあります。若年層に限ると、電話対応を望まない方もいるからです。ですので分岐の数を増やし、候補者が好きな経路を選べるようにしています。一人ひとりにどう対応するか、初期段階でCSがきちんと情報を転記するために、開発を進めた背景もあります。
■「CS（カスタマーサービス）執事さん」イメージ
Googleのサービスを元に独自開発
――御社はほかにも、独自開発で便利な機能をPORTERSに実装されていると伺いました。どのような機能があるのでしょう？
藤谷氏
まずはGoogleフォームとPORTERSの連携です。いろいろな種類のフォームを開発しましたが、ひとつはNPS（ネットプロモータースコア）の自動取得です。新規登録者とCAが面談をした後、NPSに関するアンケートフォームを候補者に送信します。その回答が、自動的にPORTERSにも保存されるのです。また事前アンケートとして、希望の業界や職種、性格診断などの質問を送っているのですが、その回答も自動保存されます。
――Googleのサービスを活用することのメリットを教えてください。
藤谷氏
Googleのサービスの特徴は、インフラが最初から提供されていることです。サーバはGoogleが用意してくれているため、こちらはプログラムさえ書けばよく、かなりライトな開発ができるメリットがあります。
――ほかには、どのような機能を追加開発したのですか。
岡本氏
弊社が独自で運営しているASPと、PORTERSを連携させています。私たちは独自のASP（アプリケーションサービスプロバイダ）を運用し、多数のアフィリエイターと契約して、月1000名ほどの候補者を集めています。アフィリエイターを経由して登録があった場合、マージンをお支払いするのですが、契約している人数が多いので、請求管理が非常に複雑です。そこで新規登録があった際、どのアフィリエイター経由なのか、タグが自動で埋め込まれるようにして、簡単に集計や請求書の発行をできるようにしました。
藤谷氏
SMSへのメール送信機能も追加開発しました。候補者に新規登録いただいてから、初回面談にお越しになるまでに、SMSでリマインドメールを送ることで、キャンセル率を低減することが狙いです。というのも、夜間や土日に登録した場合、弊社からの連絡は翌営業日になってしまいます。すると面談キャンセル率が上がってしまうので、この機能を実装しました。PORTERSの登録情報にもとづいて電話番号を抽出し、SMSボタンを押すことで、メールが送信されるようになっています。
使い方として、登録された方に電話をかけ、つながらないときに、SMSメールを送っています。PCのメールアドレスで登録をしたけれど、あまり見ないという方も多いため、SMSへの連絡は確実性が高いのです。
株式会社UZUZ PORTERS導入事例【後編】へと続きます
