人材紹介業を運営する際は、事業報告書の作成や求人管理簿などの帳簿管理が必要です。各書類を期限までに確実に準備し、決められた期間保存するためには、PORTERSのようなシステム活用が欠かせません。
本記事では、人材紹介で必須対応である代表的な書類の種類、管理方法をご説明します。毎年提出義務となっている人材紹介事業報告書や、求人管理簿の作成準備ポイントも重点的に解説します。

  • ポイント1
    【シーン別】有料職業紹介(人材紹介)事業の必要書類

    人材紹介事業の代表的な必要書類を、①開業時、②運営中や更新時、③その他・任意の3場面に分けてご紹介します。

    参考:東京労働局「有料無料職業紹介関係 」

    本記事でご紹介しているもの以外にも必要書類が発生する場合があります。必ず最寄りの労働局などで、最新情報のご確認をお願いします。

    1.有料職業紹介(人材紹介)事業の免許取得時に必要な書類

    人材紹介業の免許取得時には職業紹介事業許可申請書と、職業紹介事業計画書の作成が必要です。それぞれ簡単に概要を確認しておきましょう。

    ■職業紹介事業許可申請書(新規許可申請時)

    人材紹介業の許認可を厚生労働大臣に受けるための書類です。職業紹介事業計画書とあわせて管轄の都道府県労働局に提出をします。

    ■職業紹介事業計画書(新規許可申請時)

    職業紹介事業計画書とは、人材紹介業を開始する際に提出する書類です。人材紹介業の事業所名や紹介する求職者の見込み人数、事業に携わる社員の人数、資産状況などを記載します。職業紹介事業計画書は、免許の更新時にも提出が必要です。

    ■届出制手数料届出書(新規許可申請時・任意)

    紹介手数料には、法律で定められた上限手数料と届出制手数料届出書を提出して任意で定める2種類があります。上限手数料は支払われた賃金額の10.8%となるため、この金額を超えて手数料設定を行う際は届出が必要です。

    ■有料職業紹介事業取扱範囲等届出書(新規許可申請時・任意)

    取り扱う職種の範囲を限定する場合のみ提出します。

    ■添付書類(新規許可申請時)

    人材紹介業の新規許可申請の際は、添付書類も複数準備が必要です。外国にわたる職業紹介に対する添付書類以外の必要添付書類は以下の通りです。用意する部数は書類により異なりますので、管轄の労働局サイトをご参照ください。

    • ・定款
    • ・法人の登記事項証明書(履歴事項全部証明書)
    • ・代表者、役員の住民票(個人番号の記載なし・本籍地の記載あり)
    • ・代表者、役員の履歴書(押印のこと)
    • ・代表者、役員の精神の機能の障害に関する医師の診断書
    • 個人情報管理規程  ※業務運営に関する規程  
    • 直近の事業年度に係る貸借対照表・損益計算書・株主資本等変動計算書
    • 法人税の確定申告書 
    • 法人税の納税証明書【その2所得金額用】
    • 事業所使用権を証明する書類  (使用目的が、事務所であること) 
    • 事業所のレイアウト図 (職業紹介事業として使用する事務室、相談室等)
    • 職業紹介責任者の住民票(個人番号の記載なし・本籍地の記載あり) 
    • 職業紹介責任者の履歴書
    • 職業紹介責任者講習会受講証明書 
    • 職業紹介責任者の精神の機能の障害に関する医師の診断書
    • 手数料表(届出制手数料の届出をする場合) 
    • 登録免許税(9万円)の領収証書 
    • 収入印紙(5万円+事業所が増える毎に1万8千円)
     
     

    2.事業運営中や更新時に必要な書類

    事業運営中や更新時に必要な書類をご紹介します。

    ■職業紹介事業報告書(毎年)

    職業紹介事業報告書は、毎年4月30日までに管轄の都道府県労働局に提出する書類です。前年度の有効求人数や求職者数、決定人数や手数料などを集計し、提出します。

    立ち上げたばかりで前年度実績がない場合でも提出が義務付けられているため注意が必要です。本書類の記載内容や準備方法については、後の章で詳しく解説します。

    ■職業紹介事業計画書(更新時)

    新規で免許取得する際と同様に、職業紹介事業計画書を提出します。

    ■許可有効期間更新申請書(更新時)

    有料・無料職業紹介事業許可有効期間更新申請書(様式第1号)とは、免許更新時に提出する書類で、事業所名や代表名といった概要情報、職業紹介計画や資産等の状況を記載します。職業紹介事業計画書と内容はほぼ同じです。

    許可有効期間更新申請書そのものは、記載する項目が少ないものの、一緒に添付する書類数が多いため注意してください。また、収入印紙が「1万8千円×事業所数」必要になります。

    ■添付書類一覧(更新時)

    • 定款又は寄附行為の写し
    • 履歴事項全部証明書
    • 職業紹介事業を行う事業所ごとの個人情報適正管理規程
    • 職業紹介責任者講習受講証の写し(受理日前5年以内の受講日のもの)
    • 貸借対照表・損益計算書、株主資本等変動計算書
    • 法人税の納税(確定)申告書の写し
    • 法人税の納税証明書<(その2) 所得金額用>
    • 代表者、役員の住民票(本籍地は記載、個人番号は記載のないもの)
    • 職業紹介責任者の住民票(本籍地は記載、個人番号は記載のないもの)

     

    ■変更届出書(変更時)

    変更届出書(様式第6号)は、以下のような変更があった際に届け出るものです。更新前であっても、変更のタイミングで随時、管轄の労働局に提出が必要です。

    【記載内容】
    ・法人の名称、所在地
    ・代表者や役員の氏名、住所
    ・事業所の名称や所在地
    ・職業紹介責任者の変更
    ・事業所の新設や廃止
    ・兼業の変更
    ・許可証の再交付
    ・外国にわたる職業紹介を行う場合

  • ポイント2
    備えつけておくべき帳簿と添付書類一覧

    免許取得時や更新時ではなく、事業運営中に備えつけておくべき帳簿を3つご紹介します。

    1. 求人管理簿
    2. 求職管理簿
    3. 手数料管理簿

    1つずつ記載する内容を確認しておきましょう。

    1.求人管理簿

    求人管理簿とは、人材紹介業で備え付けが義務となっている帳簿で、主に以下の項目を記載します。

    ・求人者(企業または個人)の氏名、名称
    ・所在地
    ・連絡担当者、電話番号
    ・受付年月日
    ・有効期間
    ・求人数
    ・職種
    ・就業場所
    ・雇用期間
    ・賃金
    ・職業紹介の取扱い状況

    2.求職管理簿

    求職管理簿は、求職者の情報を管理する帳簿で以下の項目を記載します。

    ・求職者の氏名、名称
    ・求職者の住所
    ・求職者の生年月日
    ・求職者の希望職種
    ・求職受付年月日
    ・求職の有効期限
    ・職業紹介の取扱い状況

    3.手数料管理簿

    人材紹介手数料に関する項目を記載、管理するものです。

    ・手数料を支払う者の氏名または名称
    ・徴収年月日
    ・手数料の種類
    ・手数料の額
    ・手数料の算出根拠

  • ポイント3
    事業報告書の管理・準備の注意点

    職業紹介事業報告書は、職業紹介の実績の有無にかかわらず、毎年4月30日までに提出することが全ての事業主に義務付けられています。本章では、事業報告書を作成する準備の注意点や作成のコツをご紹介します。

    1.記載項目にあわせて事前準備を行う

    事業報告書には以下の項目を記載しなければいけません。

    1.許可番号
    2.事業所の名称、所在地
    3.紹介予定派遣の有無
    4.活動状況/国内

    求人数と有効求人数
    新規求職申込件数と有効求職者数
    就職件数
    離職件数(就職後6か月後の数値


    5.活動状況/国外
    国内と同様

    6.収入状況
    求人者(上限制)手数料(年度内に受け取った金額)
    求人受付手数料
    求人者届出制手数料
    求職受付手数料
    求職者手数料 

    7.職業紹介の事業に従事する人数
    8.返戻金制度の有無
    9.従業員教育

    人材紹介業に従事する社員向けに、教育を実施する義務があります。

    活動状況の報告に関しては、合計の保有求人数と有効求人数、求職者の求職申込件数と有効求人数に加え、紹介・入社後6か月で何人離職しているかも確認しなければなりません。これらの数値は人材サービス総合サイトにて実績公開もされるため、正しい数値を常に把握する習慣化が必要です。

    紹介・入社後の数値も忘れずに確認するためには、PORTERSのような顧客・営業管理システムを導入し管理すると良いでしょう。報告書の提出直前に、集計作業に慌てないためにも、年間通して数値把握を心掛けるのが大切です。

     

     

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    2.法改正への対応を意識する

    事業報告書だけでなく、労働局などに提出が義務付けられている各書類は、法改正への対応に注意が必要です。今回ご紹介した事業報告書も平成30年1月1日に義務化されたものであり、今後も提出書類の追加や届出形式が変更となる可能性があります。

    とくに派遣事業は頻繫に法改正が行われていおり、派遣業全体で法への対応や書類管理・提出を慎重に行っている印象があります。

    人材紹介業と派遣業ともに法意識を持って、抜け漏れなく対応するよう気を引き締めなければならないでしょう。

    なお、人材紹介業に特化したクラウドマッチングシステムであるPORTERSは法改正にも対応しています。改正の度に自社で確認してシステム変更する手間が無いため安心して活用してください。

    3.必要帳簿をいつでも取り出せるようシステムで管理する

    人材紹介業と派遣業ともに、管理すべき帳簿や提出書類は多岐にわたります。関わる社員の数が増えるほど求人情報、求職者情報の報告漏れがないか確認作業が煩雑になりやすいです。そのため、できるだけ早いタイミングでExcelやドキュメントベースでの手作業でのデータ管理や、印刷して紙保存する方法から脱却すべきでしょう。

    監査が入ってたときにスムーズに必要資料を取り出せるよう、システムで管理することをおすすめします。

     

    PORTERSを活用した書類・帳簿の作成管理例>

    ●人材紹介の事業運営で必須の求人管理簿、求職管理簿、手数料管理簿の入力テンプレ完備

    求人求職管理簿のデータを自動集計し、毎年提出の事業報告書に反映

    派遣業に欠かせない事業所抵触日や組織、個人単位の抵触日などの更新管理も可能

     

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  • ポイント4
    まとめ

    人材紹介業は、免許取得時と更新時、運営中さまざまなタイミングで書類提出が求められます。とくに職業紹介事業報告書は、実績有無にかかわらず毎年必ず提出義務があるものです。

    提出は年に1度ですが、有効求人数や求職者数、手数料額や紹介入社6か月後の離職の有無などを記入しなければならないため、日々の業務で漏れなく記録をし、スムーズに集計できるよう準備が必要です。

    集計の容易さや保存のしやすさを考慮すると、紙やExcelでの管理・保存はおすすめできません。正確にデータを記録・保存・管理できるPORTERSのような、人材紹介に特化したシステムで書類管理を行いましょう。