人材紹介ビジネスの継続にあたっては、各種法令・制度・手続きを確認し、順守することが必要ですが、本日はその中でも「有料職業紹介事業に必要な提出書類、備え付けるべき帳簿類」についてご紹介いたします。

  • ポイント1

    有料職業紹介事業の必要提出書類及び備え付けるべき帳簿類

    まず、有料職業紹介事業の必要提出書類及び備え付けるべき帳簿類は以下のとおりです。

    ■有料職業紹介事業所の必要提出書類
     ・職業紹介事業報告書

    有料職業紹介事業所が備え付けるべき帳簿書類 
     ・求人管理簿
     ・求職管理簿
     ・手数料管理簿
  • ポイント2

    それぞれの提出方法、時期、保管義務について

    では、上記必要提出書類や帳簿書類はどのように保管・提出することが義務付けけられているのでしょうか

    職業紹介事業報告書

    【提出時期について】
    職業紹介事業報告書の提出については、職業紹介の実績有無にかかわらず、毎年4月30日までに提出することが事業主に義務付けられています。 

    【報告様式】
    職業紹介事業報告書の報告様式については、各労働局によりフォーマットが指定されています。詳細は管轄の労働局にお問合せください。
     


    ■各種帳簿書類(
    求人・求職管理簿、手数料管理簿)
     
    【帳簿書類の保存期間について】
    有料職業紹介事業を行う場合は、有料職業紹介を行う事業所ごとに帳簿書類を備え付けておく必要があります。
    帳簿書類の保存期間は、求人求職管理簿については求人又は求職の有効期間の終了後、手数料管理簿については手数料の徴収完了後、2年間です。
     
    【提出時期について】
    帳簿書類の提出は、職業紹介事業報告書と異なり、定期的な提出義務は定められておらず、労働局からの提出を求められた場合に都度提出を行います。(一般的には数年に一度、提出を求められてから2,3週間経過後の指定された日時に管轄労働局に提出する必要があると言われています。)

    【報告様式】
    帳簿書類(求人・求職管理簿、手数料管理簿)は報告用フォーマットが指定されていないため、必要な情報が記載されていればどのような形式でもかまいません。
  • ポイント3

    一般的な作成方法と課題

    一般的に、事業報告書や帳簿書類を作成する際には、求人求職者情報や、案件の進捗状況など必要なデータをExcelなどにまとめ、報告のための集計を行うのではないでしょうか。その際、データの保管場所がばらばらだったり、集計に必要な情報がデータ化されていないと帳簿書類や報告書の作成に時間がかかってしまいます。
     
    【事業報告書作成時の課題】
    ・必要な数字を集計するための元データがばらばらに保管されておりすぐに集計できる状態にない

    【帳簿書類作成時の課題】
    ・求人・求職者情報や、手数料・入金日などが一元管理されていないため、必要なデータを収集するのが大変
    ・データはまとまっているが、必要な形で出力できる状態になっていないため帳簿の体裁を整えるのに時間かかかる
  • ポイント4

    日々の業務を行いながら、同時に書類提出のための準備を行う方法とは

    特に帳簿書類については、提出の求めに応じて比較的短い期間で作成する必要があることから、日頃からすぐに作成できる状態にしておくことが望ましいでしょう。

    【事業報告書・帳簿書類作成のポイント】
    ・業務を行う都度必要なデータをあらかじめシステムに入力しておき、また入力漏れがないようシステム側で必須項目の設定などを行う
    ・データを必要な形でいつでも取り出せるよう、出力設定をしておく
    ・事業報告書については、労働局により書類の形式が指定されているため、出力したデータから件数をカウントして転記する
  • ポイント5

    必要な時にいつでも帳簿出力可能なPORTERS HRビジネスクラウド(HRBC)

    PORTERS HRビジネスクラウド(HRBC)なら、求人・求職管理簿、手数料管理簿など、有料職業紹介に必要な各種帳簿の出力設定があらかじめセットされているため、日々の業務でシステムにデータを入力しておけば、必要な時にいつでもデータを取り出すことができます。

    また出力設定はいつでも変更可能で、職業安定法改正などにより出力する必要のあるデータが変更になった場合でも、柔軟に対応可能です。

    ■HRビジネスクラウド(HRBC)からの各種帳簿書類出力データサンプル

    【求人管理簿】

    【求職管理簿】

    【手数料管理簿】


    ※事業報告書については、求人求職管理簿の件数を集計して、報告書に転記します。


    PORTERS HRビジネスクラウドについて(https://hrbc.porters.jp/

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