改善PDCAサイクルを回していくために必要な情報管理と活用方法

リーマンショック後の求人増を経て、売上は戻りつつあるものの、人材派遣会社には様々な課題があります。特に求職者獲得難は広告費の増大をもたらし、派遣会社の利益を圧迫しています。
併せて、相次ぐ派遣法の改正や働き方改革などの法的な環境の変化は派遣会社の業務負荷を高めており、利益向上のためには根本的な生産性向上が待ったなしとなっています。
またマネジメント面でも、現状を危機ととらえより積極的に課題解決に取り組む人材派遣会社と、現状を打破できない人材派遣会社の2極化が進んでいます。
法律や市況の影響を受けやすい派遣事業において業績拡大を目指す企業が改善のPDCAサイクルを回していくために必要な情報の管理と活用方法はどのようなものでしょうか。

  • ポイント1

    業績拡大に直結しやすいのはSFA・CRM・マッチングなど営業支援システム領域



    まず、派遣会社が利用する業務システムといっても、人材派遣業務にはSFA、CRM、マッチング、勤怠管理、請求、給与など様々な領域がありますが、業績拡大に直接関係する部分は、SFA・CRM・マッチングといういわゆる人材派遣会社の業務のうち、前側、いわゆるフロント部分の管理となります。 
    人材ビジネスは、扱う情報は人材情報ですが、製造メーカーのように実際にモノがあるビジネスではなく、人材の情報と、企業・求人情報のマッチングですので、システムとは非常に相性がいい業界と言えます。
  • ポイント2

    人材派遣ビジネス拡大に必要なデータ管理のポイント

    これまでの弊社の数百社を超えるお客様のシステム導入の経験でのラーニングとして、システムを導入を成功させるステップがあります。①求職者・求人情報の一元管理、②マッチング・業務プロセス管理、③KPI管理です。このステップは最終的なデータ活用を見据えた、最適なデータ基盤づくりとプロセスが重要になります。



     
  • ポイント3

    3つのデータ管理のポイント詳細

    まず、求職者・求人情報の一元管理ですが、意外に実現できていないケースが多く見受けられます。例えば、求職者情報はシステムに入っているが、求人情報はエクセルで管理していたり、マッチングのポイントとなる情報は担当営業やコーディネーターの頭の中にしかないというケースもよく遭遇します。各営業・コーディネーターの記憶に依存すると、マッチング漏れが起きやすくなり、効率的なマッチングは期待できません。特にベテランの営業・コーディネーターの退職や、新人や人事異動者があった場合にマッチングのクオリティや効率が著しく低下するなどのリスクを回避することが出来ません。組織的な拡大を目指す人材派遣会社にとってこれは致命的であり、まずは情報を正しく蓄積して行くことが重要です。

    一方で各種広告媒体、自社WEBサイトなどエントリー経路が複数存在することで、入力業務などの負荷が大きく、求人票、各種媒体、自社WEB公開、社内共有、求職者向け案件打診メールなど何回も同じ情報を入力する工数も問題になっています。データの一元管理を実現し、そのデータを基に様々な業務シーンで活用することで、2重・3重入力の防止にもつながり、社員をより付加価値の高い仕事へシフトすることが可能になります。

    一つのシステムに求職者と求人情報や付加情報が揃うことで多様なマッチングが可能となります。求人数、候補者数の動向はもちろん、現在派遣会社のKPI管理として重要度が増しているのは、マッチング後の選考プロセスの管理です。例えば、AさんはB社の職場見学待ちとか、CさんはD社のスキールシート結果待ちなどの状況とその進捗件数を漏れなく把握することです。これにより、滞留漏れを防ぐとともに、翌月の売上見込み管理することが出来ます。
     
    この最適なデータ基盤構築のステップの結果、全社の業務プロセスを可視化することが出来、書類追加率、推薦率、決定率、更新率など、KPI管理が可能となります。派遣会社の場合、拠点ごとの週次・月次集計なども現場に報告してもらえば管理は可能です。しかし、現場の負担、集計の手間、正確さやリアルタイム性、スピーディなアクションを考慮すると、システムによる実現が組織にとってベターな選択となります。

    システム化は現在派遣会社が抱えているさまざまな指標の可視化を実現します。特に、求職者獲得難からくる「登録者就業決定率改善」や「非稼働登録者の掘り起し」は皆様の関心の高いテーマの一つですし、法改正や優良派遣制度に関するフロント業務の管理内容の可視化も多くのご要望をいただいています。
     
  • ポイント4

    最適化された業務プロセスをクラウドで利用する

    ポーターズが提供するHRBCをご利用いただくことで、この事業の拡大を目指す企業が抱える課題を解決することができます。営業・マーケティング領域と、基幹システムの領域を分け、必要な部分を連携することで、全部のシステムの見直す必要なく、営業支援や顧客管理を強化することができます。
     単にシステムを利用するのではなく、これまでの導入実績を基に最適化された業務プロセスをお客様にご利用いただきたいと思っております。業務プロセスの見直しを行う場合、他社はどのように運用されているのか、というご質問を頂くことが多いのですが、その解が弊社のクラウドサービスです。
     人材派遣会社の多くは、個人・拠点ごとに独自の業務が存在することが多く、会社全体の業務生産性を上げる際のボトルネックとなっています。現在、売上拡大が実現できていたとしてもそれらを継続させるには会社としての標準化された業務基盤が必要です。また、クラウドサービスは、随時アップデートされるため、変化の激しい現在においては最適であると言えます。
  • ポイント5

    派遣会社のビジネスに最適化された業務フロー

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